デジタル時代において、領収書の管理は厄介な作業です。雇用主からの精算のためであれ、個人の財務状況をより良く把握するためであれ、大量の小額領収書を管理するのは大変な作業です。小さな紙切れでいっぱいのファイリングキャビネットを整理したり、経費報告書を作成するために必要なデータ入力作業を苦労してこなしたい人は誰もいません。
幸いなことに、紙のレシートに強い嫌悪感を抱いているのは私だけではありません。Brilliant-ish Softwareの創業者、Gareth du Plooy氏が開発したiPhone用アプリ「Receiptmate」は、レシートをスキャンして合計金額を集計し、スニペット管理サービスEvernoteにデジタル形式で保存できる2.99ドルのアプリです。カスタムサービスではなくEvernoteをストレージとして使うのは理にかなっています。Evernoteアプリがあればどのデバイスからでもすべてのレシートにアクセスできるというのは魅力的な提案です。さらに、EvernoteはPDFストレージとして実績があります。Receiptmate
を使用するには、Evernoteアカウントが必要です。
Receiptmateは柔軟性が高く、いつでもレシートを追加できます。日中にレシートの写真を撮って、夜にアプリに追加したいですか？問題ありません。iPhoneのカメラロールから画像をインポートできます。レシートを受け取ったらすぐに追加したいですか？Receiptmateなら、インターフェースがシンプルで素早く入力できるので、その場合でも便利です。基本的な手順は以下のとおりです。
レシートと金額の入力— ReceiptmateはiPhoneのカメラを使ってレシートをスキャンします。アプリのメイン画面からワンタップでレシートの写真を撮ったり、既存の画像をインポートしたりできます。次に、レシートの画像をトリミングして、端の不要な部分を取り除きます。Receiptmateが明るさとコントラストを自動調整し、合計金額を強調表示できるように画像を整えます。
レシートを保管する主な理由は支出額を追跡するためです。そこで次のステップは、スキャンしたレシートの金額を入力することです。Receiptmateでは、合計金額を指でハイライトするように指示されます。すると、内蔵のテキスト認識エンジンが金額を推測します。この機能の精度にはばらつきがありますが、修正は簡単です。金額をタップするだけで、間違った推測を消す必要はありません。
最後に、レシートにページを追加できます。この機能はまだ必要ありません。追加するページはそれぞれ、上記と同じ手順で追加します。最終的な仕上がりに満足したら、タイトルとメモがあれば入力すれば完了です。
完成したレシートはバックグラウンドでEvernoteにアップロードされます。Evernoteに「Receipts」という新しいノートブックを作成し、Receiptmateでアップロードしたすべてのレシートをそこに保存して、他のノートとは分けて保管しています。
Receiptmate 内に十分なデータが蓄積されると、アプリ内で支出レポートを簡単に生成でき、それを PDF または Excel スプレッドシートとしてエクスポートできます。
Receiptmateの設定メニューには、アクティブなEvernoteアカウントの変更、レシートを保存するデフォルトのEvernoteノートブックの選択、タグの有効化/無効化、レシートへの位置情報の保存、そして（私のお気に入りの機能の一つである）カスタム入力フィールドのサポートといったオプションがあります。これらのフィールドは、前述の金額計算ツールと同じテキスト認識機能を使用しますが、好きな名前を付けることができ、通貨から距離まで様々な単位を設定できます。
Receiptmate とあなたの未来— Receiptmate に改善の余地がある主な点は、テキスト認識機能です。認識率の低さがネックで、もはや信頼できません。さらに悪いことに、Receiptmate 自体が自動でコントラストと明るさを調整するため、認識に問題が生じることが時々あります。認識に失敗した場合は手動で入力できるという賢い設計のおかげで、多少の煩わしさは軽減されますが、テキスト認識機能は完全に削除して欲しいところです。さらに、自動で明るさとコントラストを調整するとレシートが読みにくくなるため、イライラさせられることもあります。
今後のアップデートで、これらの調整機能が改善されるか、手動でコントラストをもっと細かく調整できるようになることを期待しています。
将来、Receiptmate や Evernote の使用をやめたい場合はどうすればよいでしょうか？Evernote からすべてのレシートをエクスポートするのは簡単です。失われるのは、手動で入力した金額やテキスト認識で入力した金額だけです。Receiptmate に保存された金額はレポート作成に使用されるため、すべてのレシートデータをまとめたExcelスプレッドシートを1つ作成できます。これにより、移行は比較的スムーズに進むはずです。スキャンしたレシートも、Evernote に名前と日付がすべて記録されているので、簡単に操作できます。
ペーパーレス化への一歩を踏み出すのは、期待していたメリットを打ち消してしまうかもしれない潜在的な問題への不安から、精神的に負担になることがあります。しかし、紙のレシートが面倒で、既にEvernoteを使ってオンライン文書を保存しているなら、Receiptmateを検討する価値はあります。
Receiptmateの理想的なユーザーは、ペーパーレス化を始めたばかりで、個人的な理由で支出を追跡したい個人です。雇用主から特定の形式で経費報告書を提出するよう求められたり、領収書を請求書管理システムに入力するよう求められたりしている場合は、Receiptmateはニーズを満たさないかもしれません。しかし、領収書を捨てたり山積みにしたりするのではなく、何かに活用したい人にとって、Receiptmateのシンプルさと焦点は魅力的です。