予約制の仕事に就いていますか？Macコンサルタントで、特定の時間帯に電話サポートを提供している方、学生向けのオフィスアワーを設けている方、一日中クライアントの対応をしているマッサージセラピストの方など、様々な方がいらっしゃいます。
いずれにしても、一人ひとりと個別にやり取りせずに、どのように予約すればいいのでしょうか？都合の良い時間を何度も交渉することなく、自分の都合の良い時間を指定するだけで、相手がオンラインで予約を取れるようにできたら便利だと思いませんか？
Calendlyなど、様々なWebベースのサービスがこの問題に取り組んできましたが、iOS 11ユーザーにはWhenWorksという新しいアプリとサービスが登場し、斬新なアプローチを提供します。BusyMacの共同創設者であり、人気だったものの現在は廃止されたNow Up-to-Dateの共同開発者でもあるJohn Chaffee氏が開発したWhenWorksは、カレンダー管理分野での長年の経験を活かし、空き時間の作成と予約のプロセスを簡素化します。
WhenWorksを使えば、指定した日時と時間で、他の人があなたとの予約を申し込むことができます。WhenWorksはあなたの個人カレンダー（iCloud、Googleカレンダー、Exchangeなど、iOSデバイスで設定したカレンダー）も追跡するので、ランチミーティングや医師の診察の予定を追加すると、その時間は自動的に予約不可になります。
WhenWorksは誰でも無料でご利用いただけます。予約件数は月5件までです。予約件数を無制限にしたい場合は、月額5ドルまたは年額50ドルのWhenWorks Proサブスクリプションをご利用ください。
まずはApp StoreからWhenWorks iOSアプリをダウンロードしてください。アプリの設定画面で、Webベースの個人スケジュールページを有効にするには、アカウントを設定する必要があります。そこで、予約状況を確認する際に参照するカレンダーを選択できます。また、予約後にゲストにWhenWorksから確認メールのみを送信するか、イベントに参加者として追加するかも設定できます。参加者として追加すると、カレンダーアプリから出席確認を求めるメールが送信されます。
次に、イベントの種類を設定します。例えば、あなたが教授で、毎週火曜日と木曜日の午後3時から5時まで、15分、30分、60分のオフィスアワー枠を定期的に設けているとします。イベントの種類では、名前、アイコン、場所（オプション）、時間、期間を指定します。時間を選択する際には、特定の曜日、日付、または特定の日付を選択できます。また、各曜日には複数の時間帯を簡単に追加できます。これにより、例えば、昼休みを確保しながら、午前と午後の予約を入れることができます。イベントには複数の期間を設定できるので、ゲストは予約の長さを選択できます。
どのイベント タイプも公開に設定でき (その場合、イベントは個人の WhenWorks Web ページに表示されます)、非公開にすると、リンクを直接誰かに送信して、たとえばコーヒーを飲みながら集まる最適な時間を選ぶことができます。
オプションは豊富です。各イベントの前後に十分な準備時間を確保し、イベントの連続を避けることができます。イベントを公開する場合は、参加者がイベントの内容を把握できるよう説明を追加できます。また、任意または必須の質問を設定することもできます。回答形式は、電話番号、テキスト、チェックボックス（複数選択可）、ラジオボタン（単一選択のみ）から選択できます。さらに、イベントにメモを追加することもできます。メモは、自分のカレンダーに追加したイベントとゲストのカレンダーに追加したイベントの両方に表示されます。
イベントの設定が完了したら、アプリでプレビューできます。これは、すべてが正しく設定されているかどうかを確認するのに役立つので、非常に便利です。他のボタンでは、リンクをコピーしたり、リンクをメールで送信したりできます。また、イベントの種類を公開している場合は、WhenWorksのカスタムページにも表示されます。このページは、パソコンでもモバイルデバイスでも同じように表示できます。
ゲスト側から見ると、必要なのはWebブラウザだけです。予約は、オプションで期間を選択し、グリッドから時間を選択するだけです。手続きを完了するには、ゲストが名前とメールアドレスを入力し、必要な質問に答えます。完了すると、WhenWorksからあなたとゲストの両方にメールが送信され、「カレンダーに追加」ボタンをクリックすると、ゲストは簡単にカレンダーにイベントを追加できます。
確認メッセージ内の「予約変更」リンクにご注目ください。このリンクはメールとカレンダーイベントにも表示されており、クリックすると予約手続きが再度開始され、「予約変更の理由」欄が追加されます。また、「予約キャンセル」リンクも用意されており、こちらも期待通りの機能です。実際的なメリットとしては、ゲストは予約だけでなく、あなたに迷惑をかけることなく予約変更やキャンセルもできるという点が挙げられます。
WhenWorksで一番感銘を受けたのは、 その軽快さです。シンプルなiOSアプリとシームレスなバックエンドで動作します。スケジュール全体の情報を把握できないような、全く別のWebサービスを立ち上げて管理する必要はありません。このアプローチにより、WhenWorksのテストも非常に容易になります。大規模なシステムを導入することなく、複数のクライアントでプライベートに試してみることができます。
普段は予約を取ってくれる人がいないので、WhenWorksを実社会で使う言い訳がありませんでした。しかし、テストではうまく機能したので、知り合いの様々な専門家（コンピューターサイエンスの教授、配管工、マッサージ師など）に試してみるように勧めています。まだ使い始めていませんが、きっと気に入ってくれると思います。そして、純粋に個人的な意見ですが、電話をかけて留守番電話をやり取りし、最終的に双方の都合の良い時間を交渉するよりも、WhenWorksを使って自分で予約を取りたいと思っています。