約10年を経て、AppleはついにPagesに差し込み印刷機能を復活させました。Appleは2013年にPages、Numbers、Keynoteの抜本的な書き換えの一環として、iWorkスイートからこの機能を削除しました。少なくとも40年前に遡るコンセプトである差し込み印刷は、テンプレート文書にプレースホルダを挿入し、スプレッドシートなどの表形式のデータ列のエントリに置き換えることができます。定型書簡、宛名ラベル、名札の作成によく使用されます。
Microsoft Wordには以前から差し込み印刷機能がありましたが、以前使った時よりもずっと複雑になっています。最近、Kickstarterプロジェクトのリワード用の配送ラベルを作成するのにWordを駆使したのですが、Averyラベル用のテンプレートが内蔵されているにもかかわらず、どのステップも非常に面倒でした（Averyはあらゆる種類の印刷ラベルを製造している大手企業です）。1990年代や2000年代にはクリックと書式設定を数回繰り返すだけで済んでいたのに、今では思い通りのラベルを作成するのに何時間もかかってしまいました。
他の選択肢も消えてしまいました。BeLightの「ラベルと住所」アプリを長年使っていましたが、BeLightは64ビット対応へのアップグレードを断念したため、macOS 10.15 Catalinaで廃止されました。BeLightは、デスクトップパブリッシングソフトウェアであるSwift Publisherの無料ライセンスをユーザーに提供しており、メールの差し込み印刷のための基本的なツールもいくつか備えていました。しかし、BeLightがこの機能に注力したにもかかわらず、スプレッドシートのデータから差し込み印刷を行うのはWordよりも面倒だと感じました。連絡先から差し込み印刷するだけなら、Wordの方が簡単です。
AppleがPages 12.1で復活させた差し込み印刷機能は、単体でも、WordやSwift Publisherと比べても、まさに至福のひとときです。これらのアプリのライセンスを持っていない人が多いため、これは朗報です。
残念なことに？Appleによると、結合できるのは「手紙、カード、封筒」とのこと。つまり、ページベースの書類です。Pagesはまだ、ラベルやプレースホルダーのブロックを処理できません。これらのブロックは、1ページに複数のレコードを挿入し、データソースから次の項目を入力する必要があります。
何時間もテストを重ねた結果、ラベル印刷の最終的な解決策はAveryのDesign & Printサービス（無料アカウントが必要）でした。これは賢いサービスですが、機能に制限があります。連絡先からの入力のみを印刷する場合は、Appleの連絡先アプリにラベル印刷機能が組み込まれており、AveryとDYMOのテンプレートを選択できます。しかし、ページ単位の文書を結合する必要がある場合は、Pagesが最適な選択肢となります。
はじめる
Pagesで差し込み印刷を始めるには、既存の書類を開くか、空白の書類を作成します。書類はワープロモードのままにしておいてください。「ファイル」＞「ページレイアウトに変換」を選択すると、差し込み印刷は利用できなくなります。
ツールバーの右端にある書類アイコンをクリックすると、封筒やメモサイズなど、ページのサイズを変更できます。設定が完了したら、書類サイドバーの下部にある「差し込み印刷」をクリックし、差し込み印刷オプションのサイドバーを表示します。（ここではmacOS版Pagesの例を示していますが、AppleはiOS版とiPadOS版Pagesにも差し込み印刷機能を導入しています。）
次の 2 つのセクションで説明するように、連絡先またはスプレッドシートのデータと結合できます。
連絡先からの統合
右側の [差し込み印刷] ウィンドウで、データに置き換えられるフィールドをドキュメントに入力できます。
- フィールドを配置するテキスト内にカーソルを置きます。
- [差し込み印刷] ウィンドウで [差し込み印刷フィールドの追加] をクリックします。(代わりに、[挿入] > [差し込み印刷フィールド] を選択することもできます。)
- リストされているフィールドは連絡先アプリから取得されます。リストから項目を選択するか、「その他のフィールド」を選択して、他の連絡先フィールドにドリルダウンできます。（住所などの複数行の入力では、行末に改行が挿入されます。詳しくは下記のヒントをご覧ください。）
- フィールドの追加が完了したら、ペインの上部にある [差し込み印刷] ボタンをクリックして、[差し込み印刷] ダイアログを開きます。
- 「すべての連絡先」からデータを取得することも、グループ別にフィルタリングすることもできます。（必要なグループが存在しない場合は、連絡先アプリに移動してグループを作成し、データを入力してください。）
- 「プレビュー」をクリックすると、結合された各エントリにどのようなデータが入力されるかを確認できます。プレビューを終了するには、「閉じる」をクリックします。
- プレビューが正しい場合は、「結合」をクリックします。Pages は結合された項目ごとに 1 ページの新しいドキュメントを作成します。
- 結合したドキュメントを保存します。
- これで、ドキュメントを一連のページ、カード、または封筒として印刷できるようになりました。
上記に関連するヒントをいくつか紹介します。
- 「その他のフィールド」で詳細設定すると、追加の住所オプションにアクセスできます。「その他のフィールド」>「住所」を選択し、自宅などの住所の種類を選択すると、複数行の完全な住所、または改行なしの1行の住所を選択できます。また、市区町村や都道府県などの住所の構成要素を個別に選択することもできます。
- 差し込み印刷文書は複数ページに分割できるため、長めの定型レターを作成する際に便利です。差し込み印刷パネルでは、フィールドリスト内のフィールド名の右側に、フィールドが表示されるページ番号が表示されます。
- ラベルを作成することはできませんが、Averyの無料でダウンロードできるPagesテンプレートと差し込み印刷機能を組み合わせて使うことができます。差し込み印刷を作成し、差し込み印刷された文書を作成し、Averyテンプレートを開いて新しい名前を付けて保存します。そして、差し込み印刷された文書からコピー＆ペーストしてAveryテンプレートのフィールドに貼り付けます。ラベルが数百個ある場合は面倒ですが、数個であればそれほど大変ではありません。
- 封筒を作成する際、ページレイアウトモードに切り替えることはできませんが、テキストボックスを追加することはできます。ツールバーのテキストアイコンをクリックし、差出人住所をそのテキストボックスにドロップして、ドラッグ＆ドロップでサイズを調整し、左上隅の必要なスペースに配置します。差出人住所のテキストボックスを封筒の左側全体に配置すると、Pagesに組み込まれたテキスト折り返し機能により、宛名の左端を希望の位置に移動できます。
テキスト ボックスに差出人住所を記入した封筒を設定して、受取人の配送先住所の位置を制御します。
スプレッドシートを使用して結合する
連絡先からの結合は便利ですが、スプレッドシートからの結合はどうでしょうか？こちらも非常に簡単です。以下の手順に従ってください。
- 連絡先ベースの結合と同様に、テキスト内にカーソルを置きます。
- [差し込み印刷] ウィンドウで [差し込み印刷フィールドの追加] をクリックします。
- メニューの上部にある「スプレッドシートから追加」を選択します。
- Numbers 文書を選択し、「開く」をクリックします。
- 「テーブル」フィールドから、インポートするフィールドのプレビューが表示されるソースデータのテーブルを選択します。Numbersスプレッドシートに複数のシートが含まれている場合、「差し込み印刷」ではシート名:テーブル名のように表示されます。（「変更」をクリックして別のスプレッドシートに切り替えることもできます。）
- 「フィールドとして追加」をクリックします。
- これらのフィールドは、前の手順のステップ 3 の [結合フィールドの追加] メニューから選択できる項目として表示されます。
フィルタリング オプションはありません。Numbers ドキュメントには、結合するエントリだけが含まれている必要があります。
改善の余地あり、実現を期待
メールマージ機能には改善の余地が大いにありますが、これは素晴らしい再開発と言えるでしょう。Appleは生産性向上アプリに常に控えめな注力を続けており、特にここ数年は機能追加や機能の最適化を頻繁に行っています。
他に何を見たいか？
- ラベルのサポート（テンプレートは既に連絡先に含まれています）と、同じページ上のその他の繰り返しアイテム
- ページレイアウト文書で差し込み印刷フィールドを許可する
- NumbersとPagesをリンクして、Numbersのフィールドをマークし、エクスポートして直接結合されたPages文書を作成できるようにします。
Pages にどのような差し込み印刷機能を追加してほしいですか?