GoogleはGoogleドキュメントをアップデートし、共有フォルダを追加しました。これは、Googleドキュメントで共同作業を行うユーザーから要望の多かった機能です。問題は、Googleドキュメント内のあらゆるドキュメントを、メールアドレスを知っているユーザーや、作成したグループと共有できるものの、すべてのドキュメントを意図的に手動で共有する必要があることです。実際には、多くのドキュメントが同じグループと何度も共有されるため、Googleドキュメント内の各ドキュメントを個別に共有するのは少し面倒でした。
新しい共有フォルダ機能を使えば、フォルダを作成して1人または複数の人と共有できます。共有後は、そのフォルダに新しいドキュメントを追加しても、共有相手はアクセスできるようになります。私の知る限り、Googleドキュメントでは、フォルダに新しいドキュメントを追加しても共有相手に通知されませんが、同じ相手と定期的にドキュメントを共有しているのであれば、既に他のコミュニケーション手段が確立されているはずです。
念のためお伝えしますが、Google ドキュメントの新しい共有フォルダ機能は、Google ドキュメントのウェブインターフェースで作成、またはインポートしたワープロ文書、スプレッドシート、プレゼンテーションでのみ機能します。Dropbox （ Take Control の原稿作成によく使用しています。「Dropbox：共同編集者の夢」2009年2月3日参照）、SugarSync（「SugarSync でオンライン同期を強化」2008年8月30日参照）、MobileMe の iDisk のような汎用的なファイル共有ソリューションではありません。
この Google ドキュメント機能は登場したばかりなので、まだ十分に使用していませんが、目立たないかもしれない 2 つの便利な側面に気づきました。また、まだ欲しいものもいくつか残っています。
珍しい機能— まず、GoogleドキュメントのフォルダはGmailのラベルとほぼ同じ仕組みで実装されています。つまり、フォルダは基本的にタグなので、1つのドキュメントを複数のフォルダにまとめることができます。（Gmailのラベルと同様に、フォルダごとに色を個別に設定して、簡単に区別することもできます。）
これは、Mac OS Xのフォルダに慣れている私たちにとっては実に奇妙です。Mac OS Xでは、ファイルは単一のフォルダにしか保存できません（スマートフォルダはさておき）。しかし、共有という点では、非常に興味深い機能でもあります。同じ書類を、メインのワークグループと共有しているフォルダと、リモートの同僚と共有しているフォルダの両方に保存できるからです。
これを実現するコツは、Googleドキュメントのサイドバーにあるフォルダの上にあるリスト（「すべてのアイテム」、「自分がオーナー」など）のコレクションから、自分のフォルダにファイルをドラッグすることです。すると、Googleドキュメントはファイルを別のフォルダに既に存在するかどうかに関係なく、移動先のフォルダに割り当て、両方のフォルダに表示されます。
ただし、代わりに特定のフォルダ内のファイルを表示し、そのフォルダから別のフォルダにファイルの 1 つをドラッグすると、Google ドキュメントは、Mac で慣れているのと同じように、元のフォルダからドキュメントを削除し、宛先フォルダに配置します。
共有フォルダに関して注目すべき 2 つ目の意外な点は、特定の人物またはグループとフォルダを共有しているからといって、そのフォルダ内のドキュメントを他の人物と共有できないわけではないということです。
たとえば、私は Tonya と共有する Take Control フォルダを持っています。私たちはいつもそのフォルダ内のドキュメントを一緒に作業したいからです。しかし、何かについて Take Control の作成者からの入力が必要なときには、個々のドキュメントを特定の Take Control の作成者と共有することができます。
ウィッシュリスト項目— 先週、Microsoft が T-Mobile Sidekick ユーザーのクラウドベースのデータを消去するという大失態が示すように (「Sidekick ユーザーのクラウド データが消失」、2009 年 10 月 11 日を参照)、特定のクラウドを管理している会社が何か驚くほど愚かなことをしてデータを失ってしまう場合に備えて、クラウドに保存しているデータのローカル コピーは必ず必要です。
理想の世界では、GoogleドキュメントはMac上のフォルダと自動的にドキュメントを同期し、エクスポートとインポート機能を使って、ローカルでもクラウドでも、どちらでも最適な環境で作業できるようにしてくれるはずです。実際、Syncplicityというファイル共有サービスのMac版ベータ版ではまさにその機能が謳われていましたが、私は全く動作させることができず、その後まもなく同社はMac版の提供を完全に中止しました。
GoogleドキュメントにはGoogle Gearsによるオフラインアクセス機能があり、インターネットに接続していないときでもすべてのドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを閲覧でき、ワープロ文書の編集も可能です。残念ながら、Snow Leopardをお使いの場合はFirefoxにGoogle Gearsをインストールできますが、Safari版はまだMac OS X 10.6に対応していません（「SafariでGoogleドキュメントをオフラインで使用する方法」2008年9月1日参照）。
そのため、Googleドキュメントを頻繁に使用する場合は、バックアップを作成する方法として、FirefoxにGoogle Gearsをインストールし、Firefoxで定期的にGoogleドキュメントにアクセスすることをおすすめします。ただし、私の場合はGoogleドキュメントをFluidのサイト固有のブラウザインスタンスで使用したいので、Firefoxではタブではなく、Googleドキュメントが独立したアプリケーションとして表示されるため、少し面倒です。
Googleドキュメントの共有フォルダの扱い方にも、少し違和感があります。それは「マイフォルダ」と「共有フォルダ」の区別です。Tonyaも共有しているTake Controlフォルダは私が作成したため、私にとっては「マイフォルダ」に、彼女にとっては「共有フォルダ」に表示されています。
同じようなフォルダ階層を維持したいのであれば、これは不要な区別のように思えますし、混乱を招く可能性もあります。実際、Tonyaはすでに自分のTake Controlフォルダを持っているので、どちらかが自分のフォルダを削除し、もう一方の共有フォルダを使用することになります。
混乱の原因は、Googleドキュメント内のドキュメントは、作成者に関係なく、共有先のユーザーごとに「ローカル」であるように見えるためです。この2種類のフォルダを区別することで、Googleはフォルダの管理者が誰なのか（あなた自身なのか、それとも他の誰かなのか）をユーザーに考えさせます。しかし、通常の使用においては、フォルダ内のドキュメントの所有者が誰であってもほとんど違いはありません。
Google ドキュメントのドキュメントをよりローカルに同期し、フォルダが自分のものか共有のものかを区別する必要がないようにしたいという私の希望にもかかわらず、共有フォルダの追加は Google ドキュメントで非常に歓迎されるものであり、私たちはそれを使用します。