約 25 年前、Tonya が TidBITS の経理業務を私から引き継ぎました。最初は何を使っていたかは覚えていませんが、おそらく MacMoney だったでしょう。しかし、正式な事業会計システムを立ち上げる時期になったとき、ファイナンシャルアドバイザーの友人が MYOB の設定と使い方の習得を手伝ってくれました。何年も経つうちに、MYOB は幾度となく企業変革を経験し、アプリ自体は AccountEdge として知られるようになりました。機能は充実していましたが、使い勝手が悪く、1990 年代の伝統から大きく進化することはありませんでした。Tonya は、特に 2018 年にオンラインの会計クラスを受講してからは、必要なことはすべてできましたが、使いやすくも楽しくもありませんでした。主な代替手段は Intuit の QuickBooks でしたが、Intuit が Mac アプリをキャンセルして Mac ユーザーを困らせてきたのを何度も見てきたので、信頼できませんでした。
残念ながら、AccountEdgeは30年前の32ビットコードベースで構築されており、macOS 10.15 Catalinaと互換性がありませんでした。MYOBはAccountEdgeを64ビットアプリにアップデートしようとしましたが失敗し、最終的に販売を中止しました。Tonyaは、AccountEdgeを一時的に使い続けるために、Macの1台を10.14 Mojaveのままにしておくことに抵抗はありませんでしたが、会計システムを切り替える必要は明らかでした。こうした移行は年初に行うのが最も簡単なので、2020年後半に代替案の検討を始めました。すぐに2つの選択肢が浮かびました。
- AccountEdge Pro ： MYOBの努力には敬意を表さなければなりません。同社のエンジニアたちは、Windows版のAccountEdgeをカスタムエミュレーションラッパーに組み込む方法を見つけ出し、Macユーザー向けの公式移行パスとして提供しました。しかし、月額15ドルという料金では、Windows版のエミュレーションアプリを使う気にはなれませんでした。
- QuickBooks :中小企業会計業界の最大手は、依然として Intuit の QuickBooks です。同社は Mac 向けに 399 ドルのデスクトップ版を販売しているようですが、Intuit は QuickBooks Online の各種クラウド版に注力しており、プランは月額 12.50 ドルからとなっています。オンライン会計クラスの後、Tonya は人気の高い QuickBooks のクラスをもう一度始めましたが、QuickBooks は間違ったところで「親切」すぎると感じ、借方と貸方の勘定を彼女には必ずしも意味のわからないインターフェース用語でごまかしていると指摘し、断念しました。私たちも Intuit と協力することに不安を感じていましたが、同社は相変わらず Web ブラウザーを使わずに QuickBooks Online に直接アクセスできる Mac アプリの提供を中止すると発表したばかりで、相変わらずのやり方をしているようです。結構です。
選択肢についてさらに議論していくうちに、私たちが気づいたのです。というか、トーニャが優しく提案してくれたのですが、それは私が通常の経理業務を引き受け、彼女がキャッシュフローの管理や税理士とのやり取りといったより複雑な業務に集中できるようにすることでした。これが、マルチユーザーシステムというコンセプトに私たちを向かわせました。QuickBooks Onlineは候補から外れたため、2つの代替案を試してみることにしました。
- Zoho Books ： Zohoはあまり注目されていませんが、このインド企業は、メール、オンラインファイル管理、プロジェクト管理、会議、ヘルプデスク、リモートサポートなど、充実したWebベースアプリスイートを提供しています。最終的に、Zoho Booksは月額15ドルとXeroよりわずかに高価で、取引を複数の明細項目に自動的に分割できなかったため、採用を見送りました。（手動で分割することは可能でしたが、当社の給与計算では2週間ごとに3～7の明細項目に分割する必要がありました。）Zoho Booksには多くの利点があったため、採用は容易ではありませんでした。
- Xero ：最終的な勝者は、ニュージーランドの同名企業が開発した、非常に評価の高いオンライン会計パッケージであるXeroでした。800以上の外部サービスと200以上の金融サービスプロバイダーとの連携による、財務管理への最新のアプローチで知られています。2019年時点で、Xeroの顧客数は200万人を超えています。つまり、Xeroは私たちのニーズをすべて満たし、AccountEdgeよりもはるかに使い心地が良かったのです。
Xeroは明らかに、現在のアプリ時代に合わせて設計されています。インターフェースは広々とした印象で、必要な情報や必要な操作に焦点を絞っています。全体的に見て、そのデザインはユーザーを惹きつけ、退屈な経理業務を憂鬱にさせるのではなく、アプリでもっと時間を過ごしたいと思わせます。Web、タブレット、スマートフォンアプリのどちらでも利用できます。そして、Xeroはサブスクリプション制でクラウドベースであることも、不要な機能として認識されています。この記事を読んでいる方の中には、これらの事実のどちらか、あるいは両方を忌み嫌う方もいるでしょうが、私たちはこれらをメリットだと考えています。
サブスクリプションに関しては、強力な会計パッケージに月額11ドルを支払うことに満足しています。特にXeroの大きなメリットは、財務会計との統合と、変化する金融環境に対応するための開発体制です。一方、AccountEdgeは499ドルで、毎年高額なアップグレード料金を支払う必要はありませんでしたが、頻繁に利用を中断するのは気が進みませんでした。Xeroはもっと安くなることを期待しています。また、Xeroは強力なエクスポート機能を備えているように見えるので、サブスクリプションに縛られる心配はほとんどありません。
Xero がクラウド サービスであることも気に入っています。Xero では、私たち 2 人がいつでも、どのデバイスからでも、Xero のカスタマイズ可能なダッシュボードとメニューを個別に設定して、財務情報にフルアクセスできるからです。以前は、経理業務に追われると、Tonya は週末に彼女のオフィスに行くしかありませんでした。なぜなら、彼女の iMac がオフィスにあるため、移動中にそのデータを扱うことはできなかったからです。今では、週末の午後にダイニング ルームでそれぞれがラップトップ コンピューターまたはモバイル デバイスにサインインして、一緒に作業することがよくあります。もちろんセキュリティが問題ですが、Xero は多要素認証を採用しており、暗号化とセキュリティに関して適切な対策を講じていると主張しています。私たちの銀行口座と投資口座はすべてオンラインでアクセスできるので、家計簿について心配する必要はまったくありません。
セットアップと統合
Xeroを試すために、30日間の無料トライアルから始めました。まず、AccountEdgeから各口座の開始残高を含む勘定科目表をエクスポートしました。Xeroへのインポートは比較的スムーズに行われましたが、いくつか混乱する点がありました。AccountEdgeのエクスポートにおけるフォーマットの問題により、開始残高の一部が貸方と借方のシーソーの反対側に表示されてしまいました。Zoho Booksはこの点をやや改善し、Xeroでの差異の追跡と修正に役立ちました。
もう1つの問題は、1月に数週間にわたる数回のセッションを経てようやく理解し解決しました。当初の目標は2021年1月1日にXeroに移行することでしたが、2020年12月からXeroとAccountEdgeを並行して使用していたため、両システム間にいくつかの不一致が生じていました。調査を重ねた結果、それらの不一致を特定し、理解することができました。最終的に、1月1日時点のXeroの開始残高をAccountEdgeの2020年の最終残高と一致するように手動で調整することで、この問題を解決しました。
最終的な決断に決定的な影響を与えたのは、Xero が「追跡カテゴリ」と呼ぶ高度な会計機能を発見したことだった。これには「追跡オプション」も含まれている。AccountEdge では、TidBITS、TidBITS Content Network、そして私が時々行うコンサルティング業務について、収入と支出を区別するために「ジョブ」を使っていた。Xero では、追跡カテゴリを「メディア プロパティ」と呼び、TidBITS、TCN、Adam、そして一般向けに追跡オプションを作成した。この機能は私たちにとって必要かつ明白なものだが、どのパッケージにこの機能があるのか、それが何と呼ばれているのか、そしてどこで見つけられるのかを判断するのに苦労したことを考えると、どうやら広くは使われていないようだ。(Zoho Books ではこの機能を「タグ」と呼び、「カテゴリ」は全く別の用途に使っている。)
通常の使用
AccountEdgeでは、Tonyaはすべての取引を手作業で入力していました。可能な場合は、AccountEdgeの定期取引機能を使用して作業を軽減していました。Xeroは全く異なるモデルです。Xeroを複数の銀行口座やクレジットカード口座に接続すると、すべての取引が自動的にインポートされます。その後、すべての取引を照合し、特定の連絡先（Who、下のスクリーンショットの右側）、口座（What）、追跡カテゴリ（Media Property）、説明（Why）に割り当てます。Xeroは受取人に基づいて取引を記憶しようとします。記憶されれば、照合は「OK」ボタンをクリックするだけで完了です。日付や金額を手動で入力する必要がないため、はるかに簡単でエラーも少なくなります。
取引の中にはXeroが自動入力するには複雑すぎるものがあり、そのような取引については銀行ルールを作成できます。当社の設定では、給与取引には銀行ルールが必要です。給与計算処理業者であるPaychexが当座預金口座から資金を引き落とす場合、その取引は必ずしも前回と同じではありません。銀行ルールを使用することで、Paychexの受取人と口座を個別に管理し、適切に記録することができます。
銀行のルールには、固定値の項目を指定して、残りを様々な比率で配分するオプションまで含まれています。しかし、給与天引きの銀行ルール（上記参照）は、失業保険基金への拠出額や、ニューヨーク州が不足分を補填するために増額を決定した額によって詳細が変わるため、頻繁に編集する必要があります。少し面倒ですが、XeroとPaychexを連携させるために給与計算ごとに8ドルの追加料金を支払うほどではありません。
これらの銀行ルールは、二人の頭脳が一人より優れているという例でもあります。Tonyaは自動化やマクロが役立つ場面を概ね理解していますが、実際に導入しようとすると行き詰まり、イライラしがちです。しかし、私はXeroをできるだけ自動化しようと決意し、必要なルールを作成するための忍耐力と精神力を持っていました。私に欠けていたのは、いくつかのルールが何をすべきかを理解するための簿記の知識でした。私たちは協力して仕事を成し遂げました。
隔週の給与計算の調整も、微笑んでうなずき、トーニャの言う通りにする。どうやら、給与天引き分を裏ですべて仕訳する必要があるらしい。Xeroを使えば、2週間ごとに繰り返し仕訳を作成できる。Xeroが作成した下書きを開いて、数字が変わっていないこと（時々1セントずつ変わるので困る）を確認し、仕訳を保存するのを忘れないようにしなければならない。
セットアップ中に、Xeroが投資口座とApple Cardの2つの口座に接続できないことが分かりました。Xeroのインターフェースは投資銀行の銀行フィードを設定できると表示していましたが、口座の2要素認証の設定でうまくいかないようでした。Xeroが実際には投資口座に接続できないことが判明するまで、何度か試行錯誤し、Xeroサポートとの話し合いを重ねる必要がありました。Xeroは個人財務ではなく事業会計を扱っているので、当然のことですが、その違いを理解するのに少し時間がかかりました。Tonyaは親切にもその口座の取引を手入力してくれることになり、毎月発生する数件の取引のデータ入力を高速化するために、繰り返し仕訳を利用する方法を検討しています。
Apple Cardの問題はもっと明確だった。Appleはクレジットカード業界における革新性や散発的なデータエクスポートの改善を謳っているにもかかわらず（2020年6月5日の記事「Apple Cardの明細をQuickenとQuickBooksにエクスポートできるようになりました」参照）、Xeroのようなシステムにはオンラインアクセスが存在しない。その代わりに、私は毎月iPhoneのWalletアプリからOFX形式で取引をエクスポートし、共有シートを使ってGoogle Driveフォルダに保存し、そこからXeroにインポートしている。完全に連携された他のアカウントと比べると扱いにくいが、ちゃんと機能している。
信用組合のACHを使って著者に支払う方法が分かったので、今ではビジネス用の小切手を発行することはますます稀になっています。しかし、時々小切手を発行することはあります。Xeroの小切手テンプレートエディタを使って、レーザープリンターで印刷した既製のビジネス用小切手と一致させることは難しくありませんでした。（コツは、普通の紙に印刷し、光にかざした小切手と重ねて、すべて正しい位置にあるかどうかを確認することです。）言うまでもなく、Xeroは受取人が小切手を入金した日時を把握し、当座預金口座からの引き出しの照合を非常に簡単にしてくれます。
もちろん、会計システムを導入する理由の一つは、企業の財務状況に関する情報を提供することです。Xeroのトップレベルビューはカスタマイズ可能なダッシュボードで、すべての口座の情報を過去1ヶ月間の推移グラフとともに表示します。表示される様々なパネルの配置を変更したり、特定の経費口座、未払いの請求書、支払わなければならない請求書、Xeroで管理されている給与などに注意を払うのに役立つボックスを追加したりできます。これらのほとんどは当社のビジネスとは関係がないため、非表示にしています。
Xeroは、極めて重要な貸借対照表と損益計算書をはじめ、数多くのレポートを提供しています。私はほとんどのレポート作成をTonyaに任せています。彼女は様々なレポートの内容をよく理解しているし、会計担当者から具体的な情報の依頼も受けているので。今のところ、必要な情報はすべてXeroから抽出できています。レポートにスターを付けると、会計のメインメニューに表示され、簡単にアクセスできます。また、レポートをカスタマイズして保存（「公開」）し、後でアクセスすることもできます。
同様に、Xeroは独立請負業者向けの1099フォームも生成できます。これは、当社の著者のほとんどが属するカテゴリーです。このオプションには少し設定が必要です。著者への支払いを反映する取引を照合する際は、必ずその個人を連絡先として設定します。著者に初めて支払いを行う際、その人が1099フォームを必要としている場合は、Xeroの特別な連絡先グループに追加します。翌年1099フォームを生成する必要がある際には、Xeroがそれらの個人への適切な支払いをすべて収集し、1099フォームを作成します。
最後に、Xeroには柔軟な予算管理機能があることを知りました。勘定科目表のあらゆる項目に毎月の予算を設定し、実際の予算との比較を示す予算差異レポートを表示できます。
Xeroでやらないこと
どうやら、私たちのXeroの使い方は少々変わっているようです。もしかしたら、私たちのビジネスは少々変わっているのかもしれません。そのため、Xeroの注目機能のいくつかはほとんど、あるいは全く活用していません。皆さんの使い勝手は大きく異なるかもしれません。
私たちの収入はほぼすべて Stripe 経由で、TidBITS 会員、TidBITS Content Network 購読、そして TidBITS スポンサーから得ています。独立した請求書を発行することはほとんどなく、Xero 内で会員ごとまたは購読者ごとの収入を追跡したいとも思っていません。必要であれば、Paid Memberships Pro または Stripe 内で追跡できます。しかしながら、Xero はユーザーが請求書を作成し、Stripe にリンクして支払いを受け取り、システム内で追跡できるようにするために多大な労力を費やしています。これはうまく機能しています。私がたまに作成するコンサルティング請求書の 1 つでテストしてみましたが、私たちにとって大きなメリットとは言えません。
同様に、Xeroは請求書関連の機能を重視しており、一回限りの請求書や定期的な請求書の支払い、支払い状況の追跡が可能です。しかし、私たちはクレジットカードまたは自動引き落としですべての請求書を期日通りに支払っており、特別な請求書追跡機能も使用していないため、これらの機能は役に立ちません。
Xeroの特長の一つは、驚くほど多様なサービスとの連携が可能なことです。Xeroのアプリカテゴリーを見れば、連携オプションの広さがお分かりいただけるでしょう。会計ツール、請求書・経費、CRM、コンバージョン、カスタム連携、債務者追跡、ドキュメント、eコマース、金融サービス、在庫管理、請求書・求人情報、決済、給与・人事管理、POSレジ、業務管理、レポート作成、勤怠管理など、幅広いサービスが揃っています。オンラインビジネスサービスをご利用の方は、Xeroとの連携が可能かどうか確認してみる価値はあります。私たちにとって、連携の有無は重要ではありません。唯一連携しているのは、Xeroの請求書システムと連携するためのStripeです。
信用組合の無料決済サービスを利用して著者にACHで支払いをしていますが、問題なく機能しているものの、日ごとや月ごとの制限に達することがあります。Xeroに連携機能があれば使えるのではないかと期待していましたが、Xeroのテクニカルサポート担当者によると、そのような機能はニュージーランドのいくつかの銀行にしか存在しないとのことでした。
楽しいお金の勉強
最新の会計システムへの移行が必要だと分かった時、正直に言うと、少し不安でした。最初の数回はXeroのどこに何があるのか分からず苦労し、少し大変でした。それが今でも最大の難関ですが、インターフェースの根底にあるロジックを理解するにつれて、だんだん楽になってきました。Xeroのサポートドキュメントも非常に充実しており、テクニカルサポート担当者に何度か問い合わせたところ、迅速に対応していただき、概ね親切に対応していただきました（ただし、投資口座に接続できなかったため、銀行フィードを実際に管理しているパートナー企業であるYodleeにエスカレーションしてもらう必要がありました）。
毎週の取引の照合で何をすべきかがわかるようになったので、Xero を使うのが本当に楽しいです。すべての取引を照合したときの達成感は言葉では言い表せないほどで、平日の真ん中に少し時間ができたら、iPhone アプリを使って簡単なものに手を出すこともあります。レポートのダウンロードや給与額の調整が必要な、より複雑な作業は、週末に家族が集まっているときに行うことが多いです。分類方法がわからない取引やおかしい点があれば、Tonya に説明を尋ねます。それでも、15～20 分以上かかることはめったにありません。これは、Tonya が AccountEdge で手作業でデータ入力するのにかかっていた時間よりはるかに短く、また、それほど時間がかからないので、面倒だと感じたこともありません。
各ビジネスにはそれぞれニーズや特徴があるので、Xeroが他の状況に適しているかどうかは一概には言えません。しかし、私たちにとっては良い経験でした。AccountEdgeよりもはるかに優れており、現在ご利用のツールにご満足いただけない場合は、Xeroを検討する価値はあると思います。