ZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議サービスの利用は、パンデミックの影響でここ数ヶ月で急増しています。多くの人が自宅待機を余儀なくされている今、これらのサービスは仕事の会議だけでなく、個人的な人間関係を維持するためにも不可欠なものとなっています。（この点について詳しくは、Glenn Fleishman著「パンデミック時代のビデオ会議の選択肢」（2020年4月2日）および「ビデオ会議のプロになるには、これらのヒントが役立つ」（2020年6月3日）をご覧ください。）
ビデオ会議の急増は、複雑な状況を生み出しています。誰もが同じビデオ会議サービスを利用しているわけではないため、複数のコンピューターとモバイルデバイスを併用するといった状況が蔓延し、スケジュールされたビデオ会議の管理がさらに困難になっています。
これをより簡単にしてくれるツールがいくつかあります。これらのユーティリティを使えば、ビデオ会議のスケジュールがより見やすく整理され、プラットフォームに関係なく、指定された時間に会議に参加する手間が省けます。
こうしたツールの一つ、現在無料のMac用ユーティリティ「Meeter」はメニューバーに常駐し、数十のビデオ会議サービスから今後の会議を便利なドロップダウンメニューにまとめます。リストからエントリを選択すると、その会議に参加できます。同じ基本機能を備えたiOSおよびiPadOS用のコンパニオンアプリもあります。
もう 1 つのツールは、macOS と iOS 向けの人気のカレンダー アプリ Fantastical で、メニュー バー アラート、差し迫った会議用の [参加] ボタン、いくつかの主要サービス向けのアプリ内会議作成など、一連のビデオ会議機能が追加されました。
最後に、Google カレンダーを使用している場合は、Chrome 拡張機能を使用するとビデオ会議の作業が簡単になります。
一般的に、ビデオ会議に対処するにはいくつかの手順が必要です。
- カレンダーアプリで会議をスキャンしたり、会議のアラートを待ったりする
- イベントノートに埋もれた会議リンクの検索
- リンクをクリックするか、場合によってはリンクをWebブラウザにコピーする
- ボタンをクリックまたはタップして会議を開始または参加します。
Meeterのマスターリストは、様々なサービスで開催される今後の会議を、スキャン＆クリック操作で簡単に設定できるようになっています。Meeterの開発者によると、約30のサービスに対応しているとのことですが、便宜上、私は主にGoogle Meet、Microsoft Teams、Zoomに限定してテストを行いました。
Meeterのマスターリストに会議を表示するには、まずAppleのカレンダー（デフォルトのカレンダーアプリでなくても構いません）に会議が表示される必要があります。設定方法は、使用している会議サービスによって異なります。例えば、以下のようになります。
- Google Meet： Googleはこのビデオ会議サービスをウェブベースのGoogleカレンダーに統合しており、会議のスケジュールはカレンダー上で管理できます。Google Meetの会議をMeeterに表示したい場合は、MacでGoogleアカウントを設定し、ビデオ会議の予定がAppleのカレンダーに表示されるようにしてください。
- Microsoft Teams： Microsoft Teams のデスクトップ、Web、モバイルアプリで作成された会議は Microsoft アカウントに保存されます。Mac でアカウントが設定されていることを確認してください。Mac 版と Web 版の Teams では、会議が Google カレンダーに直接送信され、Mac に Google アカウントが設定されている場合は、Meeter にも送信されます。
- Zoom： Zoomアプリのいずれかを使用して会議を作成する場合、Macアプリでは「iCal」、iOSアプリでは「iCalendar」と呼ばれるオプションを使用して、Appleカレンダーに予定を送信できます。また、MacにGoogleアカウントが設定されている場合は、Zoom Macアプリから会議をGoogleカレンダーに直接送信したり、Meeterに間接的に送信したりすることもできます。
Meeterのメニューに会議が表示されない場合は、「設定」>「カレンダー」に移動して、関連アカウントが検出されていることを確認してください。また、Meeterでそのカレンダーが選択されていることもご確認ください。
便利なことに、Meeterのメニューに表示されるイベントのアイコンは、会議で使用されているサービスと一致しています。しかし、残念ながら、私の環境では必ずしもそうではありませんでした。GoogleやZoomのリストには、それぞれのサービスを表す分かりやすいアイコンが表示されていましたが、Jitsi Meetでスケジュールされた会議など、他のサービスには一般的なアイコンが表示されていました。
Meeter の環境設定の別の場所では、差し迫った会議についていつ通知を受けるか (イベントの開始時、または 1、2、5 分前)、会議エントリをクリックしたときに、対応するデスクトップ アプリ (存在する場合) を開くか、Mac にインストールされている特定の Web ブラウザーを開くかを指定できます。
カウントダウンオプションでは、メニューバーアイコンに時間ベースのカウントダウンと、オプションで会議タイトルを表示できます。また、キーボード操作者向けのホットキーオプション、やや派手なデフォルトのインターフェーススタイルと、Macらしいミニマリストスタイルの選択、そして頻繁に使用する連絡先へのクイックコール機能も用意されています。
Meeter 内で新しいビデオ会議イベントを作成することはできませんが、開発者はそのような機能を検討していると述べています。
MeeterのiOSアプリはMacアプリの簡易版で、カレンダーアカウントとイベントの検出、アカウントのオン/オフ切り替え、会議参加リンクなどが含まれています。会議参加リンクはほとんどの場合、Meeter独自のアプリ（Microsoft Teamsなど）をインストールする必要があります。
幻想的
Flexibits の Fantastical は、Apple のカレンダーに満足できず、より機能豊富なものを求める人にとって、Mac と iOS で使える素晴らしいカレンダーアプリです。Fantastical はデバイスにインストールされているアカウントを検索しますが、Flexibits はすべての機能を活用するために、アカウントを Fantastical に直接追加することを推奨しています（Fantastical の環境設定の「アカウント」画面で追加できます）。最近のアップデートでは、Meeter とほぼ同等のビデオチャット機能が追加されました（「Fantastical 3.1」、2020 年 6 月 17 日参照）。
これらの機能は、電話会議リンクの自動検出から始まります。これは一見すると大したことではないように思えるかもしれません。Appleのカレンダーも、イベントのメモやURLフィールド内にある電話会議リンクを確実に検出し、有効化します。しかし、Fantasticalはいくつかの方法で機能を拡張しています。
- Fantasticalの日次、週次、リストビューでは、ビデオ会議を含むイベントに、その会議で使用されているビデオサービスに対応するアイコンが表示されます。これらのアイコンは、Fantasticalのスクロール式イベントマスターリストであるDayTickerにも表示されます。Flexibitsによると、この機能はZoom、Webex、Microsoft Teams、Google Meet、Google Hangouts、GoToMeeting、RingCentral Meetings、BlueJeans、Skype for Businessで動作するとのことです。私の環境ではJitsi Meetでも動作しました。
- ビデオ会議を含むイベントでは、詳細ビューの上部に目立つ「参加」ボタンが表示されます。例えば、Zoomイベントでは、「Zoomミーティングに参加」リンクと対応するアイコンが表示されます。このような詳細ビューへのリンクは、多くの場合、開始予定時刻よりかなり前に表示されるため、会議の開始時刻を常に把握しておく必要があります。
- Fantastical では、DayTicker 内の近日中に予定されているビデオイベントの横に「参加」ボタンが表示されます。日表示と週表示のイベントにもこのボタンが表示されます。このボタンをクリックまたはタップすると、会議に参加できます。
- Macでは、近々開催される会議に関するアラートをメニューバーに表示するよう設定できます。アラートをクリックすると、指定された時間に会議に参加できます。この機能を使用するには、Fantastical > 環境設定 > 外観で「今後の電話会議をメニューバーに表示」チェックボックスにチェックを入れてください。
ビデオ会議の設定はどうでしょうか？ZoomまたはGoogle Meetをご利用の場合は、Fantastical内で直接設定できます。イベントを作成する際に、「Google Meetを追加」または「Zoomミーティングを追加」のボタンを探してクリックしてください。後者を使用する場合は、アプリ内で設定されている他のアカウントにZoomアカウントを追加してください。Flexibitsは、アプリ内イベント作成用のビデオサービスの追加を検討していると述べています。
Googleカレンダー
ビデオ会議のスケジュール管理についてですが、Apple製品よりもGoogleサービスに頼りがちなMacユーザーを代表して、Googleカレンダーについて少し触れておきたいと思います。Googleのウェブベースのカレンダーは、複数のビデオチャットサービスを一元管理するのに最適です。ただし、事前にいくつか設定が必要です。
Google Chrome（またはBraveやMicrosoft EdgeなどのChromiumベースのブラウザ）をお使いの場合は、Zoom Scheduler、Jitsi Meetings、BlueJeans for Google Calendarなど、ご利用のビデオ会議サービスに対応した拡張機能をインストールできます。こうしたスケジュール管理ツールは、Googleカレンダーの会議作成欄に、標準機能であるGoogle Meetボタンに加えて、専用のボタンを追加します（「Siriを使ってイベントをスケジュールする際の注意点」2020年5月13日記事参照）。
これはすべてのサービスで機能するわけではありません。例えば、Cisco WebEx スケジュール拡張機能は Google カレンダーと連携しませんし、この目的に適した Microsoft Teams 拡張機能も見つかりませんでした。
セットアップを完了するには、Googleカレンダーを表示するChrome拡張機能（GoogleカレンダーやChecker Plus for Googleカレンダーなど）をインストールしてください。どちらもChromeの拡張機能リストにドロップダウンメニュー付きのアイコンを追加し、MeeterやFantasticalと同様に、今後の会議（ビデオ会議を含む）の予定を把握できます。
結論
ここで説明したユーティリティはどれもビデオ会議を管理するために必須ではありませんが、どれも管理を容易にしてくれます。
Meeterには、少なくともパンデミックの間は無料で利用できるという利点もあります（Mac App Storeでは、一部の高度な機能を利用するにはアプリ内課金が必要と表示されますが、開発者は混乱の中で課金していません）。また、月額9.99ドルのSetappサブスクリプションサービスでも利用可能です。
Fantasticalは基本機能は無料ですが、ビデオ会議関連機能を含むすべての本格的な機能を使用するには、月額4.99ドルまたは年額39.99ドルのサブスクリプションが必要です。Fantasticalには熱心なファンがいて、購入を迷っている人のために14日間の無料トライアルも用意されていますが、私のニーズには少々物足りなさを感じます。
Fantasticalは素晴らしいですが、ビデオ会議はGoogleカレンダーで管理し続けます。今のところうまく機能しているので。また、今後の会議に素早くアクセスするためにMeeterも使い続けます。