何年もの間、何人かの人と会議を予定したい時は、Doodle を使って都合の良い日時を選んできました（「Doodle で会議の予定を立てよう」2015年5月28日記事参照）。これは便利で効果的なサービスで、会議の予定時間を指定すると、参加者は特定の時間に出席できるかできないか（あるいは必要であれば出席できるか）を表明できます。全員が投票したら、列に目を通し、どの列が最も多くの票を集めたか、つまり会議に最適な時間かを判断します。
しかし、When2Meetに出会ってからDoodleは使っていません。なぜでしょう？When2Meetのイベント作成、投票、そして最適な時間を決めるのが、Doodleの方が速くて簡単だからです。When2Meetは無料で、広告も1つだけ（Doodleの広告が山ほどあるのとは対照的）という点も加えると、会議に人を集めるのに苦労しているときには、Doodleは魅力的なスケジューリングソリューションになります。
When2Meetイベントを作成する
パンデミックにふさわしい例を挙げましょう。委員会の会議のために1時間のZoom通話を設定しようとしているとします。Doodleでは、すべての可能性（午前9～10時、午前10～11時、午後1～2時など）を把握し、それぞれを個別の投票オプションとして有効にし、さらに可能性のある日ごとにこれを繰り返さなければなりません。難しいわけではありませんが、作成と投票の両方の段階でかなり面倒なので、通常は慎重に時間を提案する必要があります。
When2Meet を使用すると、正確な時間を指定する必要はなく、全体的な時間範囲のみを指定するため、イベントの作成がはるかに簡単になります。
- When2Meet のメインページを読み込みます。
- 上部に会議の名前を入力します
- クリックまたはドラッグして、会議の可能な日を選択します。
- タイムゾーンとともに、最も早い時間と最も遅い時間を指定します。
- [イベントを作成]をクリックします。
これで完了です。一番難しいのは、日付のグリッドをよく見て、正しい日付を選択しているかどうかを確認することです。現在の週は上部に表示されるので、月の真ん中にいる場合は、グリッドがカレンダーの見た目と一致しない可能性があります。
「イベントを作成」をクリックすると、When2Meet がイベントを作成し、投票ページを読み込みます。投票ページには共有用の固有の URL があります。メールや Facebook メッセージを作成するためのリンクが用意されており、URL はプレーンテキストでも表示されます。私はいつも、メール、フォーラム投稿、またはテキストメッセージで共有する前に、ブラウザのアドレスバーから URL をコピーしています。
When2Meetイベントに投票する
投票体験は、イベントを作成した人を含め、全員にとって同じです。最初のステップは、他の人が認識できる名前と任意のパスワードでサインインすることです。名前とパスワードの組み合わせはこのイベント固有のもので、投票内容を変更したい場合にユーザーを識別するためだけに使用されます。When2Meetのイベントごとに、簡単に使える使い捨てのパスワードを使用することもできます。私はLastPassに実際のパスワードを使ったログイン情報を保存しておいたので、When2Meetのイベントで投票するたびにパスワードが自動的に入力されます。
サインインすると、When2Meetウィンドウの左側に、右側の「グループの空き状況」グリッドと一致する日時グリッドが表示されます。時間を選択する前に、タイムゾーンがあなたの地域と一致していることを確認してください。一致しているはずですが、ポップアップメニューから別の都市を選択した場合、すべての時刻はあなたの地域の時間に合わせて調整されます。
時間を選択するには、空き状況グリッド内をクリックまたはドラッグします。クリックすると15分単位の時間ブロックが選択され、水平または垂直にドラッグすると連続したブロックを素早く選択でき、赤から緑に変わります。誤って都合の悪い時間を含めてしまった場合は、その時間をクリックまたはドラッグして選択を解除してください。
普段はカレンダーを開いて、毎日何が起きているか確認します。それから、自分が都合の良い時間を選びます。朝早すぎる時間帯を選ばないように注意し、火曜日と木曜日のランチタイムのランニングの時間も確保します。
繰り返しますが、これで完了です。送信ボタンをクリックしたり、他の操作を行う必要はありません。ウィンドウを閉じるだけです。
1人目の投票者より後に投票する人の体験は少し異なります。右側の「グループの空き状況」グリッドで傾向が濃い緑色のブロックで表示されるからです。この架空の例では、ジョシュが投票しています（彼のタイムゾーンを中央標準時に変更していることに注目してください）。彼は自分が5番目に投票したこと、そして金曜日の午前11時から12時までの時間帯が1時間の投票で最有力候補であることがわかります。そのため、彼は自分の空き状況を指定する際に、この点を考慮に入れることができます。
このプロセスで最も重要な点は、主催者が事前に推測する必要なく、グループが最適な時間を特定できることです。Doodleでは、投票自体が労力を要するため、各人がクリックする投票回数を減らすために、最適な時間を推測するだけの労力がかかります。When2Meetでは、投票は非常に簡単なので、すべての時間を自由に選択でき、ブロックごとの人気度の違いがすぐに分かります。
When2Meetイベントの最適な時間を特定する
When2Meetイベントの主催者は特別な存在ではありません。他の人の投票を調整したり、投票を締め切ったり、その他一切のことはできません。しかし、どのイベントにも主催者がいて、当選時間を発表する責任を負います。今回の場合、1時間のZoomミーティングを予定しており、4～5人の参加者が参加できる1時間の枠は1つしかないので、その枠を選び、全員に伝えるのが当然の選択です。
しかし、同じ票数で複数の候補者がいた場合はどうでしょうか？あるいはよくあることですが、会議に出席させるべき重要な人物が他の人よりも多かった場合はどうでしょうか？最も人気のある候補者にそれらの人物が含まれていない場合、色だけで判断することはできません。解決策はこれです。これは参加者なら誰でもいつでも実行できます。
右側の「グループの空き状況」グリッドのブロックにマウスオーバーすると、When2Meetの左側に空き状況のリストが表示されます。ご想像の通り、ティム・クックとビル・ゲイツの予定はなかなか把握しづらいので、トーニャの金曜日の12時から1時までの予定が重なってしまったので、今回は我慢するしかありません。
3度目になりますが、これで終わりです。イベントを作成し、投票を集め、当選時間を決めるだけで完了です。
When2Meetがユーザーのカレンダーに基づいて可能な時間を推測すれば、このプロセスはもっと速くなるでしょう。しかし、そのためにはアカウントを設定してカレンダーを接続する必要があり、開発者はパスワードを紛失した人やアカウントが機能しない人などへのサポートも提供しなければなりません。そのような統合は無駄です。When2Meetは現在、驚くほど軽量で、約束通りの機能を正確に提供します。それ以上でもそれ以下でもありません。
When2MeetはMacでのみ使用していましたが、テストではiPhoneでも問題なく動作するようです。ただし、ディスプレイのレスポンシブ性は低いようです。iPhoneの画面を縦向きにすると、簡単にズームインして投票したり、グループの空き状況を確認したりできました。iPhoneを横向きにすると、ブロックをタップして誰がいつ空いているかを確認できるようになりました。
When2Meetは無料ですが、もし私にとって時間の節約だけでも役に立ったと感じたら、PayPal経由で5ドル、10ドル、または20ドルを寄付できます。家族のZoom通話、クラブの委員会会議など、最適な時間を探しているなら、ぜひ試してみてください。