Zoomでのプレゼンテーションは、プレゼンテーションソフトを使う場合でも、画像のスライドショーを表示する場合でも、デモンストレーション用の画面共有を使う場合でも、ライブビデオフィードを使う場合でも、まるでシェイクスピアを朗読しながら猫をジャグリングしているような気分になることがあります。最も人気のあるビデオ会議ツールの一つであるZoomは、何億人もの人々に毎日利用されています。しかし、Zoomは柔軟性が高く、常に変化し続けるツールであるため、画面共有やプレゼンテーションといった一般的なタスクの実行方法を理解し、常に最新の状態に保つことが難しい場合があります。
著書『Take Control of Zoom』の調査と執筆を通して、プレゼンテーションや画面共有セッションの準備、そして実際に行う際に役立つシナリオと戦略をいくつか考案しました。ストレスを回避しながら、望む結果を得るための最適な方法を解説します。
何を見せようとしているのですか?
まず、具体的に何を提示したいのか、どのようなオプションを用意したいのかを明確にします。
- スライドのみ vs. スライドとメモ:プレゼンテーション ソフトウェア内、PDF、または別のアプリでスライド デッキを使用している場合、プレゼンテーションだけを表示できるようにしたいですか、それともプレゼンテーションに加えてメモやその他の補足資料を表示する必要がありますか? (私のプレゼンテーションではほぼ常にメモが必要です。) 次のスライドを表示する必要がありますか?
- 参加者を観察したり、チャットを監視したりする：プレゼンテーション中に、参加者の反応を（顕在的なものから些細なものまで）確認することは有益です。これにより、参加者が困惑しているトピックに時間を割いたり、質問のある参加者に声をかけたりすることができます。また、非公式のアンケートでは、挙手などの視覚的なフィードバックを求めるのも良いでしょう。Zoomの会議中チャットに参加者が入力した質問や回答を確認するのも良いでしょう。
- アプリ間の切り替え:プレゼンテーション時に複数のアプリから資料を取り込む必要がありますか?
- 追加のビデオソース：「現実世界の」オブジェクトを見せたい場合は、プレゼンターのウェブカメラや共有スライド以外のビデオソースを切り替えたい場合があります。その解決策としては、プレゼンテーションを行うコンピューターに書画カメラを接続したり、Zoomにログインしている追加のデバイスを使用することが考えられます。
朗報です。必要なのはスライドだけ（メモや補足資料、その他の動画は不要）で、Zoomが会議参加者を表示するフローティングウィンドウを提供することに問題がなければ、最高の柔軟性が得られます。面倒な回避策や特別なモードを必要とせず、コンピューターの画面を1つまたは2つ使用して、Zoomと他のアプリを併用できます。特にPowerPointやKeynoteでのプレゼンテーションやデモンストレーションをスムーズに、そしてシンプルに行うためのヒントについては、ぜひ読み進めてください。
ただし、メモを確認したり、他のスライドを確認したり、アプリを切り替えたり、他のビデオソースを再生したりする必要がある場合は、このまま読み進めてください。ここで紹介する各シナリオ、特にフルスクリーンモードの詳細な使い方は、ストレスを軽減し、希望どおりの結果を得るのに役立ちます。
参加者が数名以上の場合は、会議にヘルパーを呼べる場合は必ず参加させてください。ヘルパーは参加者のフィードバックを確認したり、チャットを監視したり、バックチャネルでフィードバックを返したりすることができます。
まずはフルスクリーンモードから始めましょう。このモードはmacOSとWindowsの両方で後付け的な存在であるため、ワークフローの妨げになることがあります。プレゼンテーションを始める際に、こうした問題を回避するためのアドバイスをご紹介します。
フルスクリーンアプリの操作
Zoomはシングルモニターとマルチモニターの両方でのサポートに努めていますが、macOS（およびWindows）のZoomとフルスクリーンモードは必ずしもうまく連携するとは限りません。注意すべき根本的な問題が3つあります。
- 一部のアプリでは、アプリを切り替えても全画面モードのままになることがあります。そのような場合、Zoom（Zoomの共有ツールバーにあるフローティングオプションを使用せずに）や他のアプリに切り替えようとすると、Zoomの画面共有が停止したり、プレゼンテーション形式ではなくアプリの編集インターフェースが表示されたりすることがあります。
- プレゼンテーションソフトウェアは、スライドショーの実行方法に柔軟性が欠けている場合があります。スライドが完全に静的（テキストと画像）であるか、ビルド、アニメーション、オーディオ、ビデオなどの要素を含むインタラクティブであるかによって異なります。PowerPointとKeynoteは、シングルモニターシステムではデフォルトでスライドショービューのみを表示します。デュアルモニターシステムでは、片方の画面にスライドショービューが表示され、もう片方の画面にプレゼンテーションツールが表示されます。
- 特別な全画面プレゼンテーションモードを備えたアプリ（特にKeynote）には、もう一つ難点があります。アプリを通常のビューで起動し、Zoomに切り替えてアプリのウィンドウを共有し、その後アプリに戻ってプレゼンテーションモードに切り替える必要があります。最初に全画面モードにすると、Zoomはウィンドウを共有オプションとして表示しません。興味深いことに、PowerPointにはこの制限がありません。
全画面表示のアプリを使用する場合、そのアプリを操作し続けられるのであれば問題ありません。アプリが全画面表示モードから外れてしまうことを心配する必要はありません。Zoomは、シングルモニターとマルチモニターの両方のシステムで、他の参加者のビデオをストリップオーバーレイウィンドウに表示します。その仕組みについては、次で説明します。
ただし、メモを確認したり、他のプレゼンテーション ツールにアクセスしたりする必要がある場合、またはより複雑なビデオ入力の設定が必要な場合は、複数のデバイスを使用したり、他の人の助けを借りたりする必要があるかもしれません。
PowerPointとKeynoteを2つの画面でフルスクリーン表示
PowerPoint と Keynote はどちらも、コンピューターとプロジェクター用に設計された 2 つのディスプレイ設定を提供します。1 つの画面ではインタラクティブなスライドショーが処理され、もう 1 つの画面ではタイマーや次のスライドのプレビュー、スライド上のメモなどのプレゼンテーション ツールが提供されます。
PowerPointでスライドショーを起動するには、「最初から開始」またはPowerPointツールバーの任意の開始オプションをクリックします。Keynoteでは、「再生」をクリックするか、「再生」>「スライドショーの再生」を選択します。どちらのアプリでも、マウスを動かしてコントロールを表示したり、キーボードショートカットを使用して様々な操作を行ったりできます。
Zoomでは、スライドショーを開始するとすぐにPowerPointプレゼンテーションの共有を開始できます。Zoomに戻り、全画面スライドショーウィンドウを選択して、プレゼンテーションアプリに戻ります。これでプレゼンテーションが開始できます。
Keynoteの場合は少し難しくなります。Keynoteでスライドショーを開始し、Zoomで共有しようとしても、ZoomはKeynoteのウィンドウを「認識」できません。これは、AppleがKeynoteのプレゼンテーションモードを通常のウィンドウや標準のフルスクリーンモードに設定していないためです。代わりに、以下の手順に従ってください。
- Keynote が起動する準備ができていること、および目的のスライドが表示されていることを確認します。
- Zoom に切り替えますが、Keynote アプリを非表示にしないでください。非表示にすると、Zoom の利用可能なアプリ ウィンドウのリストに Keynote アプリが含まれなくなる可能性があります。
- Zoomで「画面を共有」をクリックし、「基本」タブでKeynoteのスライド画面を選択して「共有」をクリックします。これでKeynoteウィンドウ全体が共有されますが、一瞬だけ公開されます。
- Zoomは自動的にKeynoteをフォアグラウンドアプリとして起動します。Keynoteで「再生」をクリックするか、「再生」>「スライドショーを再生」を選択します。Keynoteは通常のデュアルスクリーンプレゼンテーションモードを開始します。
プレゼンテーション中にZoomに戻ったり、他のアプリを起動したい場合は、Hキーを押します。スライドの進行を再開したい場合は、macOSのアプリスイッチャー（Command + Tab）を使ってKeynoteに戻ります。とても簡単です。
PowerPoint と Keynote のウィンドウにスライドショーを表示する
シングルモニターでもマルチモニターでも、プレゼンテーションをフルスクリーンモードで行うことに不安を感じるかもしれません。しかし、PowerPointとKeynoteはどちらも、画面全体を占有することなく通常のアプリウィンドウを利用できるため、Zoomと共有できます。
PowerPointで、「スライドショー」＞「スライドショーの設定」を選択します。（PowerPointウィンドウ上部の「スライドショー」をクリックしてスライドショー表示に切り替えると、ツールバーから「スライドショーの設定」ボタンなどの追加オプションにアクセスすることもできます。）「個人（ウィンドウ）による閲覧」を選択し、「OK」をクリックします。これで、スライドショーを開始すると、スライドがサイズ変更可能なフローティングウィンドウに表示されます。
2020年半ば、AppleはKeynote 10.1をリリースし、新たに「スライドショーをウインドウで再生」オプションを追加しました。この機能を呼び出すには、「再生」＞「スライドショーをウインドウで再生」を選択します。（この機能を頻繁に使用する場合は、KeynoteのツールバーをControlキーを押しながらクリックし、「ツールバーをカスタマイズ」を選択し、「ウインドウで再生」をツールバーにドラッグして「完了」をクリックしてください。）
どちらのアプリでも、Zoomの画面共有機能を使ってプレゼンテーションウィンドウを選択し、共有することができます。この方法では、タイトルバーなどのウィンドウのインターフェース要素がZoomに表示されます。
プレゼンテーションに画面の一部を使用する
専用のプレゼンテーション モードがないアプリの場合、Zoom の画面の一部を選択するオプションを使用すると、全員に見せたいアプリ ウィンドウの部分だけを選択し、インターフェイス、タイトル バー、その他の要素を切り取ることができます。
このようなアプリを使用する場合は、まずアプリのウィンドウを他のアプリと重ならないように慎重に配置してください。ただし、Zoom は自動的に非表示になります。（Zoom アプリ自体を会議で共有したい場合は、この設定を上書きできます。「Zoom 画面共有で Zoom ウィンドウを表示する」を参照してください。）
次に、Zoomで「画面を共有」ボタンをクリックし、「詳細」タブをクリックして「画面の一部」を選択します。「共有」をクリックすると、緑色の長方形の枠線の位置とサイズを調整し、アプリウィンドウの共有したい部分だけを表示できます。
このアプローチは、PDFや画像を表示できるPreviewを活用するのに最適です。PDFを表示する際は、Previewの表示サイズを慎重に調整します。通常は、「表示」>「単一ページ」に設定し、ウィンドウの左上隅にある緑色の「ズーム」ボタンをOptionキーを押しながらクリックして、表示サイズに合わせてページサイズを調整します。次に、ズーム部分共有用の四角形を、表示されているページだけを囲むようにドラッグします。
モバイル Keynote コントローラーを使用して Keynote でプレゼンテーションを行う
Keynoteに追加された「スライドショーをウィンドウで再生」機能は、プレゼンターツール一式とmacOS標準のウィンドウの両方を使える、興味深い（ただし少し複雑）機能です。macOS版Keynoteと、iOS/iPadOS版Keynoteアプリのリモートコントロールをご利用ください。
やり方は次のとおりです:
- iPhoneまたはiPadとMacにKeynoteをインストールします。Appleの指示に従って、モバイルアプリのKeynote RemoteオプションをMacにペアリングします。
- macOS版Keynoteで、Zoomでプレゼンテーションしたいスライドデッキを開き、「再生」＞「ウィンドウでスライドショーを再生」を選択します。ウィンドウを好きな位置に配置しましょう。
- Zoom で、「画面を共有」をクリックし、Keynote ウィンドウを選択します。
- iOS/iPadOS 版 Keynote を起動し、Keynote Remote アイコンをタップします。(複数のコンピュータをペアリングしている場合は、「デバイス」をタップし、適切な Mac をタップして、「完了」をタップします。) 大きな再生アイコンが表示されます。
- 「再生」をタップします。
- Keynote リモートビューで、右上にあるスライドを並べて表示するアイコンをタップし、「現在のスライドとノート」、「次のスライドとノート」、または「ノートのみ」をタップして、iPhone または iPad でノートを表示します。（読みやすくするために、テキストサイズを調整したり、色を反転したりすることもできます。）
モバイルデバイスのKeynoteアプリを使って、スライドを進めたり戻したり、スライドを選択したり、その他のオプションを操作できるようになりました。その間、macOS版Keynoteのプレゼンテーションを妨げることなく、ZoomなどのmacOSアプリにアクセスできます。
さまざまなディスプレイとデバイスの組み合わせで表示する
Zoomは、1台のコンピューター、または1つの会議に接続された複数のデバイスで複数の画面を同時に操作する、様々な方法を提供しています。これにより、様々なアプリからプレゼンテーションを行ったり、ビデオフィードを必要に応じて自由に組み合わせて実世界でのデモンストレーションに使用したりできます。ディスプレイとデバイスの数に応じて、どのようなプレゼンテーションができるか、それぞれのプレゼンテーションスタイルを分類しました。
1台のモニターでプレゼンテーション
最も単純な例として、1台のパソコンと1つの画面からZoomミーティングに参加します。共有内容は専用のウィンドウまたはウィンドウの一部で管理しますが、Zoomは以下に示すように、アクティブスピーカーの全画面モードと同様にフローティングウィンドウを使用します。
画面が1つしかない場合、他の参加者のフローティングビューは、全画面プレゼンテーションを含むすべての画面の上に表示されます。Zoomの共有バーからチャットなどの機能にアクセスできますが、一部のアプリではポインターが表示されなくなり、クリックが事実上不可能になる場合があります。
全画面モードを必要としないアプリの場合は、プレゼンテーション中に画面の一部にデジタル ノートが表示されるようにウィンドウを整理できます。
また、iPad などのデバイスを使用してメモを表示したり、さらにはメモを印刷して動物のように紙を使ったりすることもできます。
2台のモニターでプレゼンテーション
1台のモニターで十分なら、2台ならもっと良いでしょう。集中したい作業に応じて、複数の画面にタスクを分割することをお勧めします。
- スライド、画像、アプリを、見やすく、操作する必要があるときに簡単にアクセスできる場所に配置します。
- 共有している内容を素早く見渡せる場所にデジタルメモを配置します。
- 参加者の反応や手の動きを見ることが重要でない限り、必要に応じて確認できるが主な焦点ではない二次的な場所にそれらを配置します。
2台以上のモニターを搭載したパソコンでは、Zoomを1台のモニターでのみ動作させるか、2台のモニターにウィンドウを分散させるかを設定できます。「設定」＞「一般」で、「デュアルモニターを使用する」をオンまたはオフにしてください。（「メイン」画面はZoomではなく、お使いのOSによって決まります。）
シングルモニターモードでは、Zoomウィンドウを任意のディスプレイの好きな場所に配置できます。スライド、メモ、その他の資料をメインモニターに表示している場合は、Zoomウィンドウをセカンダリモニターに配置することを検討してください。
デュアルモニターモードでは、Zoomはサイズ変更可能なウィンドウをもう1つ追加します。通常の会話中は、セカンダリースクリーンに最新のアクティブスピーカーが表示されます。画面共有中は、セカンダリーウィンドウがアクティブスピーカーのフルビューに切り替わり、上部にすべてのスピーカーのサムネイルが表示されます。
これは便利な場合もありますが、逆に邪魔になることもあります。ウェブカメラがメインディスプレイの上に設置されていて、話すときにサブディスプレイを見ていると、横を向いているように見えます。（カメラをまっすぐ見るようにウィンドウの配置を変えることを検討してください。）しかし、プレゼンテーションで画面を共有している間は、誰もあなたのビデオフィードを見ることはありません。
2人で出席する
先ほども述べたように、スライド、メモ、その他のアプリや詳細を管理したり、他の誰かが参加者に注意を払ったりするのに、ヘルパーがいると非常に便利です。場合によっては、スライドのプレゼンテーション部分全体を別の人に任せ、自分が話している間にスライドを操作してもらうこともできます。
その人はフルスクリーンモードで操作し、口頭指示に従ってスライドを進め、あなたは会議メンバーの様子を見守ることができます。これは少し古風なやり方で、大学講師が講演中にステージ上を歩き回りながら時折「次！」と声をかけるようなものです。スライドを管理している人と直接チャットセッションを開き、Nキーなどの合図でコミュニケーションをとらないようにすることもできます。
複数のデバイスでプレゼンテーション
一見すると、複数のデバイスでプレゼンテーションを行うのはばかげているように思えるかもしれませんが、これは、前に述べたいくつかの考慮事項のバランスを取ろうとしている人々に強くお勧めするオプションです。
- プレゼンテーション中に参加者の顔を見てやり取りしながら、メモや他のアプリにもアクセスできるようにしたい。
- デジタルプレゼンテーションと物理的なプレゼンテーションを組み合わせ、プレゼンテーション全体を通じて、セットアップ内のさまざまな場所やさまざまな種類のアイテムを表示し、切り替える必要がある場合もあります。
複数のデバイスを使えば、十分な画面スペースを確保し、オペレーティングシステムやフルスクリーンの制約に煩わされることなく、必要な要素をすべて管理できます。特に、画面共有時には利用できない、参加者全員のギャラリービューをフル活用したい場合に便利です。私はこの設定を何度か使用しましたが、複雑ではあるものの、実際には管理が非常に簡単です。
一つのシナリオとしては、デスクトップシステムの横にノートパソコンとiPadを置くというものがあります。3台のデバイスすべてからZoomに接続します。デスクトップにスライドを表示し、スライドショーモードに切り替えて、Zoomセッションでスライドを共有します。ノートパソコンでは、Zoomをギャラリーモードで使用します。メモには、便利な場所に置いたiPadを使用します。
複数の空間や物理的な物体を操作する必要がある場合は、複数のデバイスを活用するのが最適です。書画カメラ、スマートフォン、ウェブカメラなどを同様の位置に設置し、その下にある平面または立体的な物体を撮影すれば、プレゼンテーションに効果的な補助機能となります。Zoomでは、画面共有機能を使用して別のビデオソースを選択できるため、参加者の画面をより細かく制御でき、画面に注釈を付けることも可能です。
Zoom では、USB 接続または AirPlay ストリーミングの iPhone や iPad を共有することもできますが、通常は、参加者が切り替えて表示できるように、またはホスト コントロールを使用してスポットライトを当てられるように、そのデバイスをモバイル Zoom アプリにログインさせておく方が良いと思います。
移動する必要があり、新しい場所ごとにカメラを設置したくないような状況では、セカンダリデバイスが役立ちます。
私が参加した活版印刷に関するバーチャル ワークショップでは、講師が 3 つの Zoom アプリを同時に実行していました。
- 参加者に話しかけたり、交流したり、メモを読んだり、スライドを見せたりするためのノートパソコン
- 透明なプレキシガラス板の上にiPadを設置し、その下で作業しながらレイアウトテクニックを実演した。
- カメラ三脚にiPhoneを取り付けて彼女の印刷機に向けて、彼女がレイアウトを印刷機のベッドに置き、印刷する様子を見ることができました。
彼女はマイク入力と、スポットライトを当てるビデオを切り替えるためにノートパソコンを持ち歩きました。2台のモバイルデバイスの音声をミュートにしました。（Zoomのモバイルアプリには、画面上部に小さなスピーカーアイコンがあり、これをタップすると音声がミュートされます。コントロールセンターでiPhoneの音量を下げていても、Zoomアプリでミュートするにはスピーカーアイコンをタップする必要があります。）
私のオフィスでは、25ドル以下のモバイルスイングアームスタンドを壁に取り付けました。iPhoneをクリップで留めて、2Dレーザーカッターを使ったプロジェクトのデモンストレーション時に俯瞰図として使ったり、レーザーカッターの平面部分（上部に白いフォームコアを乗せたもの）を書類スタンドとして使ったりできます。
グレン氏の著書『 Take Control of Zoom』は11月に更新され、Zoomの最新の変更点と改善点がすべて網羅されています。また、Zoomを迅速かつストレスなく使いこなせるようになるための方法を解説した無料書籍『 Take Control of Zoom Essentials』も2020年後半に更新されました。