禅とGmailの芸術、パート2：ラベルとフィルタ

Gmailを試してみようと最初に決めた後（「禅とGmailの芸術、パート1：なぜ乗り換えたのか」参照）、メールから何を得たいのか、じっくり考えました。私は普段から整理整頓が好きで、階層的なファイルシステムが好きなので、これにはかなりの自己分析が必要でした。SpotlightはFinderでは全く役に立ちませんでした。なぜなら、私はすべてのファイルがどこに保存されているかを知っているからです。Eudoraでは、何百ものメールボックスを丁寧に整理して保存していたので、検索は適切な場所を探すだけで済みました。

しかし残念なことに、Eudora で保存した検索戦略はうまくいきませんでした (「Eudora の新しい使い方」、2004 年 12 月 20 日参照)。問題は、フィルタリングできないメッセージをファイリングしたり、後で何らかのアクションが必要なメッセージをマークしたりと、やらなければならないことが多すぎることでした。マークされたメッセージこそが問題の核心でした。Eudora でそれらのメッセージを「Act On」とラベル付けするのは致命傷でした。それらのメッセージを二度と見ることはほぼ不可能だったのです。しばらくの間、そのようなメッセージを未読としてマークするだけで、毎日煩わしく感じていましたが、すぐにそれらのメッセージも無視できるようになりました。ただし、それらのメッセージが「未読メール」の保存された検索に表示されるだけで、新しいメッセージの処理がますます面倒になっていました。

熟考の末、私は禅的なアプローチを採用することにしました。メールを川に見立て、流れていくメッセージに対しては、できる限り手を加えないようにすることを目標にしました。その第一歩は、メールのほとんどを自動管理できるラベルとフィルターを設定することでした。

ラベルは検索機能— ラベルはGmailの最も強力でありながら、同時に目立たない機能の一つです。多くの人はGmailのラベルを従来のメールソフトのフォルダのようなものだと考えていますが、それは2つの重要な点を見落としています。

• Gmailではメッセージに複数のラベルを付けることができますが、従来のメールプログラムではメッセージは1つのフォルダにしか保存できません。この事実から当然の帰結として、従来のメールプログラムではすべてのメッセージは1つのフォルダに保存されなければなりません。つまり、すべてが整理されている必要があります。Gmailではこれは当てはまりません。メッセージにラベルを付けることはできません（その場合、メッセージは「すべてのメール」コレクションにのみ表示されます）。
• Gmailのラベルは、検索に使えるごくわずかなメタデータに過ぎません。つまり、ラベルは保存された検索条件であり、単なるショートカットに過ぎません。メーリングリスト内のすべてのメッセージをフィルター（これも検索だけです）で特定できる場合は、それらのメッセージにラベルを適用できます。遡ってラベルを適用することも可能です。しかし、手動で検索すれば、後で全く同じメッセージをいつでも見つけることができるので、ラベルを適用する必要がないかもしれません。

これら2点について深く考えてみると、従来のメールプログラムで必要なファイリング作業のほとんどが、Gmailでは時間の無駄になっていることに気づくでしょう。従来のメールプログラムでは、メッセージをファイリングする必要があるのは、メッセージをどこかに保存しておく必要があるからです。また、検索速度や品質が十分でないため、関連するメッセージを素早く集めることができません。Gmailでは、これらの問題はどちらも存在しません。

対照的に、Gmail では次の 3 つの理由だけでラベルを作成する必要があります。

• 共通点の少ないメッセージをまとめて収集したい場合。例えば、私は様々なウェブショップからの領収書に「注文領収書」というラベルを手動で貼り付けています。クレジットカードの請求額を確認したり、過去に利用した販売店を振り返ったりするためです。フィルターによって、iTunes StoreやAmazonなど、私がよく利用する一部の販売店にはこのラベルが自動的に割り当てられますが、ほとんどの領収書は目視でしか識別できず、届いてからラベルを貼ることになります。

• 検索で簡単に見つけられるメッセージをグループとしてまとめて、すぐにアクセスできるようにしたい場合や、必要に応じて受信トレイから削除したい場合などです。メーリングリストは典型的な例です。リスト内のメッセージはまとめて読みたいと考えるかもしれませんが、すべてのリストがそうであるとは限りません。従来のメールプログラムでは、フィルタリングされたメーリングリストのメッセージを他の未読メールと一緒に表示するには、かなりの手間がかかります。Gmailでは、「受信トレイをスキップ」フィルタアクションを使用して、メーリングリストのメッセージを分離する必要があります。

• たとえば、自分だけに送信されたメッセージではなく、メーリング リストへのメッセージであることが一目でわかるように、受信トレイで特定のメッセージをマークする必要があります。

メールボックスの数よりもラベルの数をずっと少なくできるとは思えないかもしれませんが、私の経験では実際にそうなります。特に、送信者やメーリングリストのアドレスを検索すれば必要なメッセージは必ず見つかると確信しているので、プロジェクトベースのラベルを作成することはほとんどありません。

例えば、Peachpit 用の iPhoto Visual QuickStart Guide ブックに関連するメッセージを追跡するためのラベルを作成することもできますが、それは基本的に、peachpit.com または pearson.com のメールアドレスを持つ Peachpit の同僚からのメッセージと、名前を知っているインデックス作成者からのメッセージも収集することになります。つまり、これらのメッセージにラベルを付けても大きなメリットはありません。それらをグループとして処理する必要はないし、仮にグループとして処理したとしても、検索では全く同じ結果が得られるでしょう。

他の人がプロジェクトごとにメッセージをグループ化する必要がないというわけではありません。Gmailはそれに対応できますが、他のメールプログラムと比べて優れているわけではありません。フィルター（例えばクライアントのドメインからのメッセージ）と手動ラベル付け（特定のプロジェクトに関する同僚からのメッセージ）によってメッセージを収集する必要があります。

ラベルには検索にはない小さな利点が一つあります。それはメッセージ数です。理由は分かりませんが、Gmailでは検索結果の件数は概算でしか表示されませんが、特定のラベルが付いたメッセージの正確な件数が表示されます。

時々、私はラベルを使わずに Quick Link を使うことがあります。これは Gmail Labs のウィジェットで、左サイドバーにリンクのリストを表示します。Gmail Labs についてはこのシリーズの後ほど詳しくお話ししますが、ラベルを作らずに一連のメッセージに素早くアクセスできる点が Quick Link の大きな魅力です。ラベルと同様に、Quick Link も保存された検索条件であり、検索できるあらゆるものをカプセル化できますが、見つかったメッセージにメタデータは適用されません。例えば、私が使っている Quick Link の一つは、TidBITS Talk や社内のプレスリリースリストにあるメッセージでスパムとしてマークされているものも見つけてくれるので、誤検出を識別できます。

フィルターは検索です— Gmail はフィルターが検索であるという概念を厳密に規定しているわけではありません。これはすべてのメールプログラムの動作と同じです。しかし、これは非常に重要な点なので、強調しておきたいと思います。

フィルターを使用すると、特定の条件（特定のアドレスからのメッセージ、件名に特定の単語やフレーズが含まれているメッセージなど）に一致するメッセージを検索できます。フィルターによってメッセージが捕捉されると、フィルターは特定のアクションを実行します。最も重要なのはラベルの適用です。

具体的には、フィルターは送信元、宛先、件名、そしてメッセージ内のその他の場所にあるテキストを検索できますが、残念ながらGmailにはContent-TypeやX-Senderなどの任意のヘッダー行を検索する機能がありません。メッセージ本文内のテキストを検索する場合、特定の単語を含み、かつ他の単語を含まないメッセージを検索できますが、grep検索や部分的な単語検索はできません。添付ファイルに基づいてメッセージをフィルタリングすることもできます。

条件を定義したら、メッセージに対して実行できるアクションは次のとおりです。

• 受信トレイをスキップ（アーカイブする）：これは受信トレイのラベルを削除するだけです。私は、重要でないメーリングリストを受信トレイに入れないようにするために、この機能を頻繁に使用しています。

• 既読にする: メッセージの未読ステータスは私にとって重要なので、このアクションを使うのは、自分からメーリングリストに送ったメッセージを既読にする時だけです。（ほとんどの場合、このようなメッセージは見当たりません。Gmailは通常、メーリングリストに送信したメッセージを表示しません。これは、自分からメーリングリストに送ったメッセージは、既に会話に保存されている送信メッセージと重複するだけだからです。これは通常は歓迎される機能ですが、テストやトラブルシューティングの際には煩わしい場合があります。）

• スターを付ける：スターはApple Mailのフラグに相当し、メッセージにマークを付けるシンプルなオン/オフ機能です。私は手動でスターマークを付けて、対応が必要なメッセージにのみ使用しています。そのため、フィルターでは使用していません。

• ラベルを適用する: ラベルを適用することは、フィルターが行う最も一般的な操作です。ラベルを適用しないフィルターは 1 つか 2 つだけです。

• 転送先: あなたに代わってメールを送信するフィルター アクションには十分注意してください。このような機能が必要な場合はここにありますが、うまく機能しないことがよくあります。

• 削除する: このフィルター アクションは、大量のメールのアーカイブをクリーンアップする場合にのみ使用します。毎回削除したいメッセージを受信して​​いる場合は、そのメッセージを阻止する別の方法を見つけます。

• 迷惑メールとして分類しない：メーリングリストのメッセージの中には、スパムメールと酷似しているものがあります。Gmailが誤ってリスト内のメッセージをスパムとして分類しないようにするには、このオプションをオンにしてください。このオプションを使用しているため、毎月数件のリストメッセージを手動でスパムとして分類する必要がありますが、誤判定に悩まされるよりはましです。

• 定型返信の送信: Gmail Labs によって提供されるこのアクションも、間違った相手に定型返信が送信されやすいため、非常に慎重にテストせずに使用するのは躊躇される類のものです。

• 常に重要としてマークする：このアクションは、Gmailの新機能「優先受信トレイ」に、メッセージが重要であることを伝えます。重要なメールはGmailに手動で通知したいので、私はこの機能を使っていません。また、優先受信トレイは過去のアクションから適切に学習します。

• 重要としてマークしない: これも優先受信トレイに関連していますが、フィルターの観点からはより重要です。これを使用すると、他のフィルターされたメッセージ (自動メッセージやメーリング リスト メッセージなど) が優先受信トレイに表示されないようにすることができます。

Gmailのフィルター機能は従来のメールプログラムに比べて制限されていますが、これは当然のことです。Web上のメッセージに対して行える操作が少ないためです。例えば、AppleScriptを実行することはできません。（そのためには、MacintoshのメールプログラムがIMAP経由でGmailメッセージにアクセスできるようにする必要がありますが、これは全く問題ありません。）

Gmailのフィルターインターフェースが優れているのは、現在保存中のメールアーカイブにフィルターを適用した結果を表示してくれる点（「テスト検索」ボタン）と、既存のメッセージだけでなく将来のメッセージにも適用できるオプション（フィルター作成画面の「以下のX件のスレッドにもフィルターを適用する」チェックボックス）です。これは非常に大きなメリットです。つまり、フィルターを、気に入らないメーリングリストに関連付けられたすべてのメッセージを検索して削除するといった、一回限りのアクションに使えるということです。

Inbox Zeroはもう忘れて— ラベルとフィルターの仕組みがわかったところで、私が提案する使い方に戻りましょう。主な用途は、受信メールの流れを管理し、受信トレイに届くメールの数を、必要なメールだけに絞り込むことです。

受信トレイでの私の目標は、届いたメールをすべて読むことです。返信が必要なメッセージには返信し、自分だけが識別できるごく少数のメッセージには手動でラベルを付けます。毎日何百ものメールを受信するため、不要なメーリングリストや様々な自動メッセージ（Twitterのフォロワー通知、Netflixの配送通知など、これらはすべて「自動メッセージ」ラベルが付けられます）を受信トレイからフィルタリングする必要があります。これらのフィルターは適切なラベルを適用し、受信トレイをスキップするオプションも備えています。

しかし、TidBITS スタッフリストや Take Control 作者リストといった重要なメーリングリストからのメッセージは、受信箱に表示されるようにしたいと思っています。なぜなら、それらは私だけに送られてきたメッセージと同じくらい、いや、それ以上に重要だからです。これらのメーリングリストにラベルを設定するフィルタは「受信箱をスキップ」オプションを使わないので、これらのリストからのすべてのメッセージには、リストラベルと受信箱ラベルの両方が付けられます。

最後に、もちろん、世界中の無作為な人々から直接送られてくるメッセージがあります。これらのメッセージを効果的にフィルタリングする方法は全くなく、事後にラベルを付けることもできますが、私のメールに対する禅的なアプローチではそうすることをためらいます。実のところ、1年以上使っていますが、このような無作為なコレクションを必要としたことはまだありません。必要なメッセージは常に検索で見つかります。

賢明な読者なら、私のメールのほとんどが引き続き受信トレイに残り続ける、というか、受信トレイのラベルが維持されることに気付くでしょう。つまり、Inbox Zero はもう終わりです。私のメールには受信トレイのラベルが付いたメールが 40,000 件以上ありますが、どうでしょう？私の使い方には全く影響がありません。受信トレイは単なるラベルの 1 つに過ぎず、すべてのメッセージでラベルを削除するためにわざわざ操作する必要がないからです。これは、昔のメールソフトをシミュレートしたい多くの人々を悩ませます。そこで Google は、クリックすると受信トレイのラベルが削除されるアーカイブ ボタンを追加しました。これができることはそれだけで、受信トレイのラベルを残しておくことに何のデメリットもないので、全く不要な作業と言えるでしょう。

メッセージを手動で整理することはほとんどないだけでなく、削除することさえほとんどありません。Gmailはスパムとしてマークされたメッセージを30日後に自動的に削除しますが、それ以外に削除するのは、必要のない、そして将来の検索を混乱させる可能性のあるテストメッセージ（TidBITS号、Take Controlの注文、TidBITSコメントシステムからの通知）だけです。

Gmailでは日付順以外にメッセージを並べ替えることができないのに、受信トレイ内の他のメールに紛れて未読メッセージを見落としてしまうのは簡単そうなので、これは愚かな行為だと思うかもしれません。しかし実際には、これが機能する理由は2つあります。「is:unread is:inbox」という検索と、Googleの新しい「優先トレイ」機能です。

「is:unread is:inbox」検索では、「受信トレイ」ラベルの付いた未読のメッセージがすべて表示されるので、いつでもそれらのメッセージだけに集中できます。先ほど紹介したクイックリンクウィジェットを覚えていますか？その検索機能を「未読受信トレイクイックリンク」に統合し、受信トレイのデフォルトビューにしました。

Gmail に優先トレイが追加されるまでは、私はその検索機能に大きく依存していましたが、現在は、優先トレイと私自身の両方が新着時に見逃したメッセージを見つけるためにのみ、その検索機能を使用しています。

優先受信トレイの救世主— 優先受信トレイはGmailの比較的新しい機能であり、Gmailがメールを刷新するもう一つの例です。スパムフィルターが、あなたがスパムとしてマークした他のメッセージに基づいて、メッセージを分析してスパムかどうかを判断する仕組みはご存知でしょう。優先受信トレイも同様の仕組みで動作しますが、スパムではなく、あなたにとって重要なメッセージを識別します。

どのように？Gmailは何が重要で何がそうでないかを自動的に推測し、ユーザーはそれを修正します。驚くほど短時間で、最も重要なメッセージが優先トレイに表示され、残りのメッセージはGmailウィンドウ下部の「その他すべて」リストに表示されます。Gmailがなぜ重要なメッセージと判断したのかを知りたい場合は、メッセージが重要であることを示す小さな黄色のアイコンにマウスポインターを合わせるか、メッセージ内であれば「詳細を表示」リンクをクリックしてください。

優先トレイは非常に柔軟で、最大4つのセクションが用意されており、最初の3つは設定可能です。それぞれのセクションについて、受信トレイ内の「重要かつ未読」「重要、未読」「スター付き」のメッセージを表示するように設定したり、ラベルの内容を表示するように設定したりできます。4つのセクションすべてにおいて、表示するメッセージの数を指定できます。

優先受信トレイのセクションは次のように設定しています。1つ目は重要なメッセージと未読メッセージ、2つ目はスター付きメッセージ（後で確認する必要があるもの）、3つ目はプレスリリースラベル（ざっと目を通したいけれど受信トレイを乱雑にしたくないもの）、そして4つ目はその他です。重要ではない新着メッセージも、読んだ重要なメッセージも、ここに表示されるので、実際には「その他すべて」でかなりの時間を過ごしています。

優先受信トレイに本当に欲しいのは、Gmailが以前にラベル付けしたメッセージに基づいて自動的にメッセージにラベルを付ける機能です。この機能があれば、特定のトピックやプロジェクトに関するメッセージを収集するようにトレーニングし、時間の経過とともに自動的にラベルを追加していくことができます。

最後の段落を書いた直後、GoogleはGmail Labsに「スマートラベル」という新機能を導入しました。これは私が求めていた機能をほぼ実現しています。しかし残念ながら、スマートラベルではメッセージにハードコードされたラベルを3つしか割り当てることができません。一括、フォーラム、通知です。私のフィルターははるかに具体的なので、スマートラベルの方が私にとっては便利です。Gmailを初めて使う方は、スマートラベルをしばらく試してみて、十分な機能があるかどうか確認してみるのも良いかもしれません。

私のメールフローチャート— まとめると、私のメールの仕組みは次のようになります。メールはGmailに届きます。フィルタは、メーリングリストからの受信メッセージと、その他の予測可能な種類のメッセージにラベルを付けます。重要なメーリングリストのメッセージは受信トレイのラベルが保持されるため、すぐに確認できます。一方、セカンダリーメーリングリストのメッセージは受信トレイのラベルが削除されます。これらはすべて、私が意識することなく実行されます（常にメールをチェックし、フィルタリングの状態などを表示する従来のメールプログラムとは異なります）。

メールを読むには、まずGmailウィンドウの上部にある「優先トレイ」の「重要」と「未読」のセクションに最新のメッセージが一覧表示されているのを確認します。そして、最初の未読メッセージをクリックして読みます。そこから、そのメッセージに対して実行できる操作は7つだけです（実行頻度の高い順に並べています）。

• 何もせず、メッセージと添付ファイルの情報だけを吸収するだけです。Gmailの便利な機能の一つに、一般的な添付ファイルの多くは、ダウンロードして別のプログラムで開くことなくオンラインで閲覧できるというものがあります。Eudora時代から、ハードディスクに無数の添付ファイルが溜まっていることは計り知れません。

• メッセージに返信します。Gmailでは、同じ件名のメッセージは常にまとめて保存されるため、返信は返信元のメッセージと一緒に保存され、議論の進展に合わせて簡単に追跡できます。私はこの機能を非常に頼りにしています。

• メッセージを未読にする。時々、メッセージを読んでいないふりをしたいことがあります。例えば、予定に出かける直前にちらっと何かを見ている時や、一日の終わりが近すぎて適切な返信が思いつかない時などです。また、iPhoneでメールを読むこともあるので（モバイル版のGmailクライアントはなかなか便利ですが、iPhoneのぎこちないテキスト入力機能を補うことはできません）、本当に返信が必要なメッセージを未読にしてしまうことがよくあります。

• 既に返信したかどうかに関わらず、メッセージにスターを付けます。これは「このメッセージの内容に基づいて何か対策を講じる必要があるので、理論的には後で見つけられるようにマークを付けよう」という目印です。実際には、スターは私にとって新たな致命傷です。スターを付けたメッセージは時々確認して対処しますが、結局は既に対処済みだったり、その間に重要ではなくなったりすることがよくあります。こうして、状況は変わります。

• 注文の領収書など、ラベル付けフィルターで識別できない種類のメッセージの場合は、手動でラベルを適用します。ただし、これは大抵の場合、作業の手間がかかるので、たまにしか行いません。

• メッセージがPostiniのサーバー側フィルタリングとGmail独自の優れたスパムフィルタリングの両方をすり抜けてしまった場合は、「スパムを報告」ボタンをクリックしてください。Postiniは現在Googleの傘下ですが、それがスパムフィルタリングにどのような影響を与えるかは分かりません。

• メッセージを削除します。私はたまにしかこの方法を使いませんし、テストメッセージを送る時だけです。Gmailのアーカイブ機能（受信トレイからメッセージを削除する機能）は絶対に使いません。受信トレイからメッセージを削除するのが楽しくなくなってしまったら、何のメリットもありません。

「スパムを報告」ボタンと「削除」ボタンをクリックすると、受信トレイのラベルが削除され、「スパム」ラベルと「ゴミ箱」ラベルがそれぞれ適用されるため、これらのラベルが付けられたメッセージは完全に消え（検索条件に一致しなくなるため）、再び未読メッセージの一覧に戻ります。メッセージを未読としてマークすると、メッセージ一覧に戻るという効果もあり、これは理にかなっています。

返信、スター、ラベルの適用、何もしないといった他のすべての操作は、キーボードショートカット（Kキー）を押して次のメッセージに移動し、そこでもう一度簡単な手順を繰り返します。ほとんどのメッセージでは、まだ読んでいないふりをするか、返信する必要があるかを決めるだけで済みます。また、ごくわずかな状況では、後で何らかの方法で対処するためにメッセージをマークする必要があるかどうか、さらにラベルを追加する必要があるかどうかも考えなければなりません。

時々、未読受信トレイのクイックリンクを使って、重要度に関わらず受信トレイ内のすべての未読メッセージを表示します。これは便利です。なぜなら、時系列でソートされた「その他すべて」リストの一番下に、重要でない未読メッセージが落ちてしまうことがあるからです。この明確なチェックがなければ、おそらくそのメッセージは見ることができなかったでしょう。

読んで返信する機能はこれだけです。メッセージの作成も簡単ですが、全体的な作業が非常にシンプルなので、Gmail は従来のメールプログラムから改善する余地はあまりありません。誰かの名前に数文字入力するだけで、非常に優れたオートコンプリート機能が提供され、一致する候補が、その人にメッセージを送信する頻度順にリスト表示されます。そしてもちろん、Gmail Labs からは、宛先の間違いを防ぐのに役立つ便利な拡張機能もいくつか提供されています。次の記事ではこの点について取り上げます（「禅と Gmail の芸術、パート 3: Gmail Labs」を参照）。その後、ブラウザから Gmail を切り離す Mac アプリケーション、Mailplane について見ていきます（「禅と Gmail の芸術、パート 4: Mailplane」を参照）。