可能な限りスマートかつ効率的に業務を進めることで成功を収めている小規模組織として、私たちは常に生産性を向上させるツールを探しています。最近見つけたのは、バグ追跡サービス「FogBugz」、バージョン管理システム「Kiln」、リモート技術サポートツール「Copilot」を開発しているFog Creek Softwareが提供する無料のWebベースコラボレーションツール「Trello」です。
少人数のグループでタスク管理を効率化すると謳うMac用ソフトウェアやWebサービスを数多く試してみましたが、どれも私たち全員にとって本当に満足できるものはありませんでした。多くのサービスで良かったのは、タスクが情報の核となり、その周囲に会話や締め切り、スタッフの割り当てなどをまとめられる点です。また、メール通知機能のないシステムは存在しないのも同然だということも分かりました。メールによる通知がなければ、タスク管理アプリやサイトを確認することを忘れてしまうからです。
しかし、これまで試したサービスはどれも、様々な点で失敗に終わりました。中には動作が遅すぎたり、使い方が複雑すぎて使いこなせなかったり、もしかしたら使えるかもしれないけれど予算オーバーだったり。しかし、それら全てに共通する真の問題は、そしてこれは何年も前にコンテンツ管理システムを調べていた時に遭遇したのとほぼ同じ問題だったのですが、タスク管理のあり方についての概念モデルが確立されていて、それが私たちの仕事の進め方とうまく合わないことが多かったのです。
Trelloが真価を発揮するのはまさにこの点です。Trelloは、特定の用途を前提とせず、現実的なアプローチで情報を管理し、あらゆる点でアナログなデータよりも優れたデジタル形式に変換します。本質的に、Trelloは、特定の用途を想定したものではなく、様々な種類のデータを構造的に分析できる汎用的なツールです。
Trello の概要— 壁にホワイトボードがあり、プロセスの段階を示す列と、タスクを表す付箋紙が貼られているところを想像してみてください。カードに書き込み、ホワイトボード上で移動させることで、完了したタスク、進行中のタスク、保留中のタスクなど、プロジェクト全体の進捗状況を一目で把握できます。皆さんの中には、既にこのようなシステムを使っている方もいらっしゃると思いますが、その限界はすぐに明らかになるでしょう。インデックスカードには少量の情報しか書き込めず、ボードは1枚しかなく、カードは落ちてしまうなど、様々な問題があります。(余談ですが、これはパーソナルカンバンと呼ばれるシステムを指しているようです。この記事を書いているときに初めて知りました。)
Trelloはその基本コンセプトを仮想世界へと持ち込み、ほぼあらゆる面で改良を加えています。特に分散型組織で働く人にとっては大きなメリットです。物理的なアプローチと比較したTrelloの利点には、以下のようなものがあります。
- 壁のスペースに関わらず、ボードの数は無制限です。現在、幅広いトピックを網羅した13のアクティブなボードがあります。
- ボードには、好きなだけ列（Trelloでは「リスト」と呼ばれます）を追加できます。リストはいつでも追加・削除したり、並べ替えたりできます。（ただし、リストが多すぎると左右にスクロールする回数が増え、ボード全体を一度に見ることができなくなるため、あまり多くは避けた方が良いでしょう。）
- カードは付箋よりも多くの情報を保持できるだけでなく、特定の種類のデータも保持できます。Trello内ではカードをドラッグするだけで簡単に移動できるので、非常に操作性が良いです。
- ボードはグループ間で共有できるため、複数の人が同じ概要を把握してタスクに取り組むことができ、更新内容はほぼ瞬時に他の閲覧者に反映されます。これは、ほとんどの場合1人しか見ることができない物理的なホワイトボードを1枚だけ持っている場合と比べてみると、はるかに分かりやすいでしょう。
私たちが Trello をどのように使用しているかを説明し、皆さんも Trello をどのように使用できるかについてのアイデアを提供するために、これらの利点のそれぞれについて詳しく説明したいと思います。
Trello ボード— これまでのタスク管理ソリューションで私が抱えていた大きな問題の一つは、「プロジェクト」とは何かが往々にして明確でないことです。個々の TidBITS 記事がプロジェクトなのでしょうか？それとも、毎週発行される号を構成する記事の集合体でしょうか？それとも、記事を書くという行為全般のことでしょうか？そして、TidBITS 関連のプロジェクトをまとめて Take Control 関連のプロジェクトと区別するにはどうすればよいでしょうか？
Trelloには、ボード、リスト、カードという3つの階層構造の情報があります。ボードにはリストが含まれ、リストにはカードが含まれます。そのため、ボードを構成する要素を判断する最も良い方法は、サイズです。ボードに含まれるリストを3～5個思いつき、それらのリスト内のカードにどのような詳細な項目が配置されるかを想像できる「プロジェクト」は、ボードと言えるでしょう。
Trelloの本当に素晴らしいところは、ボードに何を載せるべきか一切指示されないことです。私は次のようなボードを持っています。
- TidBITS 記事のアイデアから公開までを追跡する
- TidBITS Web サイトに関連する開発アイデアとバグの管理
- Take Controlブックのステータスを追跡する
- EPUB制作ワークフローの変更の追跡
- Take Controlの書籍配布に関わるタスクのリスト
- 近々出版予定のTake Control本の概要
- Take Controlのマーケティング活動のためのアイデア収集
- 住宅ローンの借り換えなどの個人的なプロジェクトを管理する
- トリスタンの夏休みのための短期および長期のToDoリストを作成する
お分かりの通り、これらのタスクの中にはタスクベースではないものもあります。Trelloは、リスト内のカードに分割できるものなら何でも使えます。Trelloボードで、料理を配るパーティーに誰が何を持っていくかを決めている人もいるそうです。今度大人数のピクニックをするときには、ぜひ試してみようと思っています。
ボードについて最後にもう1つ。Trelloはボード上で発生したすべてのアクティビティを追跡し、ボードの右側に表示します。これにより、自分が購読していないカードであっても、他のユーザーがボードで何をしているかを一目で確認できます。また、ボードアクティビティストリームを展開して、最新のイベントだけでなく、より広い画面でより多くのイベントを確認することもできます。
Trello リスト— リストはTrelloで最もシンプルなデータ構造です。名前とボード内での位置があり、カードが含まれています。たったこれだけです。しかも、各リストや、カードをあるリストから別のリストに移動するアクションに、好きなように意味を割り当てることができるので、非常に便利です。
例えば、私たちの Articles ボードには 6 つのリストがあります。私が記事のアイデア (例えば TidBITS Watchlist 項目) を思いついたら、Ideas リストにそのためのカードを作ります。それから、Agen Schmitz がそのカードを In Progress リストに移動して、彼が作業中であることを私に知らせます。彼が作業を終えると、記事を投稿し、Posted (Needs Edit) リストに移動します。長い記事や、投稿前に編集を確実に行いたい記事については、別途 Needs Editing (Draft) リストがあります。いずれにしても、私が記事の編集を終えたら、それを Published リストに移動して、全員が完了したことを知るようにします。そして時々、完成した記事のカードを確認してアーカイブし、雑然としたものをなくします。
これで 5 つのリストができました。このボードでは、主にリスト間で項目を移動するワークフローが行われます。しかし、全く関係のない 6 つ目のリストがあります。そこには、TidBITS 記事の書き方、スクリーンショットを作成してリンクする方法、記事のオーディオ版を作成する方法などを説明するカードが含まれています。これらの説明カードは、このボードで作業できる外部の執筆者も何人かいるので、このボードでは専用のリストになっています。このボードは、簡単に更新できるドキュメントや、スタッフが頻繁に参照する必要がある項目 (記事のオーディオ版で言及する現在のスポンサーのリストなど) を一元的に管理するのに最適です。
別のボードでは、著者と一緒に近々出版予定のTake Controlシリーズのアウトラインを作成しています。まず、最上位レベルのアウトライン見出し（A見出しと呼んでいます）のリストを作成しました。そのリストの中に、それぞれのA見出しに対応するカードを作成しました。最上位レベルについて全員が完全に合意したら（カード内では多くの議論が交わされます）、次のステップは、それぞれのA見出しに対応するリストを作成し、その中の第2レベルのB見出しに対応するカードを作成することです。ここでも、必要に応じて何度もやり取りを行い、
B見出しが正しいA見出しに正しく配置され、正しい順序になっていることを確認します。
つまり、リストには好きなものをすべて含めることができ、必要に応じてリスト間でカードを移動したり移動しないこともできます。
Trello カード— カードは Trello における情報の最小単位であり、多くの情報を含めることができます。各カードには以下の情報を含めることができます。
- カードを簡単に説明するタイトル
- より詳細なカードの説明
- リストとは別に色と名前が付けられた分類ラベル
- カードについて議論するためのコメントを時系列順に並べた
- Trello内およびメールでアクティビティの通知を受けるメンバー
- ファイル添付、Macからファイルにリンクします
- 投票、人気度を判断するためのシンプルな「親指を立てる」カウンター
- 期日が近づくにつれて指標となる期日
- チェックリストには、チェックする項目をいくつでも含めることができます。
- カードへのすべてのコメントと変更を表示するアクティビティビュー
いくつかの機能については、もう少し説明が必要です。例えば、カードの説明はMarkdownフォーマットを完全にサポートしており、編集や追加を何度も行うことができます。かなりまとまった量のテキストを保存するのに最適です。アメリカの大長編小説をここで書くほどではありませんが、数段落程度なら問題ありません。
ラベルはあまり使っていませんが、きっと気に入ってくれる人もいると思います。ラベルは最大6個まで設定でき、色だけ、または色と名前の組み合わせにできます。色覚異常の方でもラベルを見やすくするために、パターンを表示するモードもあります。また、私たちはタイトなスケジュールで仕事をしていないので、期限はあまり使っていません。
Trello はコメントの実装を非常にうまく行っています。コメントはアクティビティ ストリームの上部に最新のものが表示されるように並べられ、誰がどのコメントをしたかが常に一目瞭然です。特定の人にコメントを送信してメールでコピーを受け取ってもらいたい場合は、Twitter のような @name を使用できます。Trello は入力を開始すると自動的に補完するので簡単です。私の経験では、コメントはカードで最も頻繁に使用される機能です。コメントを使用するとディスカッションがカードに結び付けられるからです。以前は、
メールで一般的なディスカッションになってしまうことがありました。コメントに関して唯一残念なのは、カードの説明のように Markdown をサポートしていないことと、編集できないことです。そのため、最初のコメントで何かを忘れたときに、複数のコメントを作成する必要がある場合があります。
常に誰かにコメントを送らなければならないのは面倒なので、もう一つの選択肢として、カードにユーザーを割り当てるという方法があります。カードに割り当てられたユーザーには、コメント、タイトルと説明の変更、リスト間の移動など、カード上の主要なアクティビティに関するメール通知が届きます。カードで何が起こっているかを全員が把握できるようにしておくと便利なので、私たちは頻繁にユーザーをカードに割り当てる傾向があります。カードに割り当てられたユーザーの小さなアバターは常に表示されます。また、
オブザーバーとしてカードをフォローしたい場合は、カードのメンバーでなくてもカードの通知を購読できます。
添付ファイルを使えば、通常のファイルをカード内に保存できる。私たちはこれまで、主にワークフローの特定の部分を説明するスクリーンショットを添付するためにこれを使ってきたが、外部の著者向けに TidBITS 記事のオーディオ版を作成する方法を説明したカードにも PodBOT をリンクさせている (2012 年 5 月 7 日の記事“PodBOT が TidBITS オーディオを改良”参照)。今回追加されたのは、ほとんどの Web ブラウザでドラッグ・アンド・ドロップでファイルを添付できる機能だ。また、特定の画像添付ファイルをカードの「表紙」として表示できる機能も新しくなった。リストでその画像添付ファイルを見たときに、カードの前面に表示される。
チェックリストは、ある意味では階層構造の第4レベルと言えるでしょう。カードのチェックリストには、カード自体がプロセスの次の段階に進む前に完了しなければならないタスクを複数含めることが容易だからです。チェックリスト項目はいつでも追加、編集、削除、並べ替えることができます。私たちは、ワークフロー、トリスタンの夏の読書リスト、Take Control電子書籍のどの部分を更新する必要があるか（マイナーアップデートのリリース時など）の追跡などにチェックリストを活用しています。チェックリストの項目をチェックしていくと、Trelloはその完了度を表示します。
カードをドラッグしてリストからリストへ移動するだけでなく、別のボードに移動したり、コピーを作成したり、URLで共有したり、印刷したり、JSON形式でデータをエクスポートしたり、アーカイブ（削除せずに非表示にしたり）、完全に削除したりすることもできます。最近追加された特に便利な機能の一つは、カードをコピーする際にカード内のチェックリスト、ラベル、メンバー、添付ファイル、コメントを含めることができることです。これにより、「テンプレート」カードを作成し、わずかな変更のみを加えることができます。私たちは休暇中のトリスタンの毎日のToDoリストでこれを実践しました。基本的な項目は常に同じで、毎日項目を追加したり削除したりしています。
カードのアーカイブは重要です。リストが長すぎると扱いにくくなるからです。ただ単にカードが多すぎる場合は、ボードを検索してフィルタリングすることができます。カードのタイトルのテキスト、ラベル、人物で検索できます。いずれの場合も、一致するカードのみを表示するか、一致しないカードを半透明にする（ただし、機能自体は維持）かを選択できます。
Trelloの共有— 最後にTrelloについて触れておきたいのは、コラボレーション機能の中核を成す共有機能です。Trelloはホスト型サービスなので、利用するユーザーは全員アカウントが必要です。アカウントはTrello固有のものでも、Googleアカウントに紐づけたものでも構いません。
ボードはTrelloにおける共有の単位です。ボードへのアクセス権を誰がどのレベルで持つかを正確に指定できます。権限には、公開設定、コメント、投票、メンバーの追加が含まれます。Trelloは特定のグループで使用されることが多いため、メンバーを個別に追加するのではなく、事前に定義されたメンバーセットを含む組織を作成できます。これにより、組織メンバー、ボードメンバー（組織に所属していないボードメンバー）、パブリックメンバー（ボードに招待されていないTrelloユーザー）の間で権限を区別できます。
すべてのボードはメンバー限定で非公開ですが、ボードの公開設定を「公開」にすることで、Trelloアカウントを持っていなくても誰でも閲覧できるようになります。投票やコメントをするにはアカウントが必要です。この仕組みは、Trello開発ボードで確認できます。このボードは一般公開されていますが、投票とコメントはTrelloメンバーのみに制限されています。
全員がボードに参加し、通知の設定が完了したら（通知を即時に通知するか、まとめて1時間に1回送信するかを選択できます）、ボードでの共同作業を開始できます。Trelloボードは、インタラクティブな作業でもシーケンシャルな作業でも同じようにスムーズに機能することが分かりました。インタラクティブモードでは、Skype通話をしながらカードについて話し合ったり、カードを移動したり、メモを取ったり、すべて同時に行うことができます。Trelloは共有ボードの全員のビューをほぼ瞬時に更新するため、対面会議中に誰かのオフィスホワイトボード上で付箋紙を移動させるのとほぼ同じくらいスムーズです。シーケンシャルな使用方法（1人が変更を加え、他の共同作業者が
後からそれを知る）も効果的で、私たちは分散した同僚とTrelloを主にこの方法で使用しています。朝起きてメールで作業の進捗状況を確認し、メール通知またはTrello内の通知ストリームからクリックして、コメントを追加したり、必要に応じてカードを変更したりできます。すべてが驚くほどスムーズです。
Trelloについてさらに詳しく— 流動性と言えば、Trelloの使い勝手の良さは言葉では言い表せません。カードやリストをドラッグする際のアニメーションの滑らかさ、編集用のフィールドの開き方、カードに割り当てるメンバーのリストの表示方法などを考えると、Webベースのアプリケーションだということさえ驚きです。ボードの背景をドラッグして左右にスクロールさせることさえできます。
複数の方法で制御できるインターフェースの作成に多くの考慮が払われました。たとえば、カードで作業しているときに X ボタンをクリックしてカードを閉じるか、Esc キーを押すか、カード以外の任意の場所をクリックすることができます。同様に、フィールドは通常、フィールドの外側をクリックすると閉じますが、変更が自動保存されるか、変更を保存するための別の機会が与えられます。さらに、Trello では多くのアクションに対して 1 つのキーのショートカットが用意されているため、ほとんどの時間キーボードから操作できます (ヘッダーの i ボタンをクリックすると、いつでもドキュメントを表示できます)。他の多くのタスク管理ソリューションのインターフェースと格闘した後、Trello は歓迎すべき新風であり、リスト間でカードをドラッグする触覚的な側面は
中毒性が高いほどです。
「fluid」の話に戻りますが、私はTrelloが大好きになりすぎて、MacアプリのFluidを使ってサイト固有のブラウザを作成しました。多くのWebアプリでFluidを使う際に苦労しましたが、Trelloでは完璧に動作するようです。さらに、ドラッグ＆ドロップによる添付ファイルもサポートしています。TrelloをWebブラウザから切り離すことの大きな利点は、開いている他のタブと混ざらないこと、セカンドモニターで全画面表示できること（Trelloは大画面で最適に動作します）、そしてKeyboard Maestroのキーを1回押すだけで切り替えられることです。唯一の欠点は、メール通知でクリックしたリンクがWebブラウザで開かれたままになることです。これらのリンクをFluidインスタンスにダイレクトする方法がありません。
Trello Web アプリは iPhone や iPad の Mobile Safari でも動作しますが、それほど洗練されていません。主な理由は、カードをドラッグできないことと、画面が小さいために機能が制限されることです。Fog Creek Software はこれに対応して、Trello でできることのほとんどを実行できる無料の Trello iPhone アプリを作成しました。iPhone の小さな画面サイズでは余分なモードがかなり必要になるので少し扱いにくいですが、良いスタートです。また、iPhone 固有であるため、iPad では互換モードでのみ、縦向きでのみ動作します。iPhone アプリに著しく欠けているもう 1 つの点はプッシュ通知のサポートです。Trello モバイル アプリの次の課題はプッシュ通知です。Fog Creek が Web アプリを非常に使いやすくしたスキルを考えると、今後、時間を見つけては、はるかに改良された iOS アプリが登場するのではないかと思います。
Trelloの現状ではほとんど不満がなく、Fog Creek Softwareはすでにそのいくつかに対処しています。例えば、Trelloを使い始めた頃はメール通知の件名は全く一般的な内容でしたが、今では何が起こったのかをより明確に伝えるようにしています。これは予想以上に厄介な問題です。Trelloが複数のアクティビティを一度に通知する必要がある場合、件名に具体的な内容を記載することは不可能だからです。また、10項目以上のMarkdown順序付きリストが正しくフォーマットされないという小さなバグもまだ修正されていません。
さらに興味深いのは、Trello開発ボードに寄せられた機能リクエストです。私たち自身も多くのリクエストを受け取っています。現在最も人気があるのは時間管理で、約1,300票が集まっていますが、Trelloユーザーからは、リスト全体を別のボードに移動またはコピーする機能、カードを手動で移動させるだけでなく、様々な方法でリストを並べ替える機能、ラベルやタグの追加、エクスポート機能の改善、コメントの編集、個々のチェックリスト項目への担当者や期限の割り当てなど、他にも多くの要望が寄せられています。
そのリストにあるカードの1枚には「Trelloの料金をお支払いします！」というタイトルが付けられており、その中でFog Creek Softwareは、Trelloの現在の機能セットがなぜ無料であり、今後も無料であり続けるのか、そして将来の機能に「フリーミアム」モデルを採用する可能性について簡単に説明しています。現時点では、喜んでTrelloアカウントに料金を支払うつもりですし、高額な月額料金の不安を抱くことなく、Trelloを幅広く活用できていることに感謝しています。十分な数のユーザーにツールを使ってもらい、その価値を判断するのにかなりの時間がかかる場合、期間限定のトライアルはうまく機能しません。
まとめると、Trelloは多様なコラボレーションを柔軟に実現し、洗練された使いやすいWebインターフェースを備え、現在も利用可能で将来的に改善が予定されているモバイルアプリも提供しており、しかも無料です。主な欠点は（ロードマップに残っている機能をどうしても必要としない限り）、ホスト型サービスであることです。アカウントを作成しなくても使えるのが嫌な人もいますし、データを社外に持ち出すことを許容できない企業もあります。そのような人や企業にとって、Trelloは選択肢ではありません。また、セキュリティを懸念する人もいるかもしれません。Fog Creek SoftwareはTrelloのプライバシーポリシーで適切な説明をしていますが、
ユーザーのデータが同社のサーバー上にあるという事実は避けられません。
しかし、私たち以外の人にとって、Trello は魅力的なツールです。私が TidBITS スタッフ全員に記事の追跡に Trello を使ってもらうようにしたところ、多くの編集者がすぐに他の用途にも Trello を取り入れ、配偶者や他の同僚たちも巻き込んでいきました。皆さんも私たちと同じように、Trello が便利で魅力的だと感じていただければ幸いです。