私は、家の中に山積みになっている紙を減らし、机に座っていないとき、例えば、Staples で中学 1 年生の子供の必要な学用品のリストを確認しているとき、PTA 会議で秘書をしているとき、または家を離れて旅行中に長時間働いているときなどにも、書類にもっとアクセスできるようにしたいと思い、Fujitsu ScanSnap S1300 を購入しました。
ScanSnapは中毒性があり、使い方を習得し始めたばかりなのに、その素晴らしさはまさにこれです。息子が新学期の初日に、山ほどの書類と配布資料を持って帰ってきました。スキャナーを開けてそれらを挿入し、DockのScanSnapアイコンからオプションを選び、スキャナー本体の大きな青いボタンを押します。すると、あっという間に（OCRを実行すれば数分で）、両面印刷の書類やリュックサックから出てきた少しくしゃくしゃになったページも含め、書類の山がすべて画面に表示されます。
（OCR は「光学式文字認識」の略称です。ここでこのことについて触れたのは、先日の PTA ミーティングで少なくとも 1 人の賢い人がこの用語を知らなかったからです。つまり、OCR は私が思っていたほど広く普及していないオタク用語だということです。OCR を実行すると、スキャンした画像が実際のテキストに変換され、編集、コピー アンド ペースト、検索が可能になります。）
明らかに何度も記入が必要な書類については、変更されない部分に記入し、必要に応じて印刷しています。例えば、年に6回も届く医療許可書や、学区から息子の写真をウェブに掲載する許可を何度も求められている書類などです。ええ、大丈夫です。でも、もしもう一度聞かれたら、変化のために断ります。
（このフォームをメールで返送してもいいか尋ねる勇気はまだありません。私たちの学区は「21世紀に向けて生徒を準備する」ことに力を入れており、「実用的なテクノロジースキルを身につけて卒業できるように支援する」という流行語にもなっています。ですから、私たち大人がここで模範を示せるのではないかと思います。なぜなら、私たちはすでに21世紀に入っているからです。）
次に、Ironic Softwareの無料ユーティリティ「Tagit」を使って各ファイルにタグをいくつか付け、後で簡単に見つけられるようにします。そして、夫がどのパソコンからでも、iPhoneやiPadからでもアクセスできる共有Dropboxフォルダにファイルを保存しておきます。息子が必要そうな書類があれば、コピーを彼のDropboxフォルダに保存します。これらの紙の書類の一部はリサイクルボックスに送られますが、残りは息子の元に戻り、おそらく彼はそれをくしゃくしゃに丸めて、残りの学期の間、リュックサックにしまっておくでしょう。
（今年からの変更点は、息子が学校でポータブルデジタル機器の使用を許可される可能性があることですが、それは音楽の授業中 iPod touch からお気に入りの曲を共有するなど、特定の承認された教育目的に限られます。書類の一部を iPod touch に読み込んで持ち歩いたり、iPad や家にある古い Kindle に読み込んだりできたら便利ですが、学校はまだハードウェアで
紙のノートを置き換えることを一般に許可するところまでには至っていません。しかし、書類をデジタルオブジェクトに変えて、それを息子に返却し、リュックサックに入れて永久に持ち歩かせるのは奇妙な気がします。多くの生徒と同様に、息子はロッカーが嫌いです。どうやら、先生がいつ分度器や紫色のペンを取り出すように要求するかわからないようです。）
上記のすべてをスマートに行うには、SmileのPDFpenの使い方を知っていることが役に立ちます。PDFを簡単に結合したり、PDFから個々のページを移動したりできます。私が295ドルのScanSnap S1300を選んだのは、Joe Kissellの著書「Take Control of Your Paperless Office」を読んだからです。同書で紹介されている様々なスキャナーの説明を読んで、私のささやかなニーズと小さなデスクにはぴったりだと思いました。もしデスクがもっと広く、予算も大きく、スキャンする紙の量ももっと多ければ、495ドルのScanSnap S1500Mの方が良い選択でしょう。
大量の紙を扱えるという点で、ScanSnapの方が全体的に堅牢に思えるからです。また、ScanSnapのAmazonレビューは素晴らしく、Amazonプライムで購入できました。（免責事項：私は「Take Control of Your Paperless Office」を読んだだけでなく、編集もしました。2回も。）
なぜスキャンした書類の保管場所としてDropboxとFinderを選んだのか不思議に思うかもしれません。他に選択肢はたくさんあります。EagleFiler、Yojimbo、DEVONthink（DEVONthinkについてはJoe Kissellが著書『Take Control of Getting Started with DEVONthink 2』も執筆しています）といった人気ソフトをはじめ、様々なソフトウェアにスキャンしたファイルを保存できます。そして、このリストは可能性のほんの一部に過ぎません。実際、
選択肢を評価し、最終的に選んだソフトの使い方を学ぶのに何ヶ月もかかるかもしれません。私のようなケースでは、配偶者と様々な選択肢について話し合ったり、宿題に追われている12歳の子供に使い方を教えたりするのに、さらに多くの時間を費やすことになるかもしれません。そんなのは到底無理です。我が家では、Finderの使い方は皆が分かっていて、必要最低限のアプリしか持っていません。Tagitで追加したタグ付け機能は、今使っているシンプルなフォルダ階層では物足りない時に、探し物を見つけるのに役立つはずです（最近編集した別の電子書籍『Take Control of Spotlight for Finding Anything on Your Mac』で、下のスクリーンショットのような検索クエリの入力方法を学びました）。
もっと高度なツールが必要になったら、いつでも切り替えられます。
Dropbox iOS アプリの欠点は、すべてのファイルを常にデバイスに読み込んでくれるわけではないことです。そのため、携帯電話のデータネットワーク経由でファイルにアクセスすると、アプリが遅くなることがあります。また、iOS アプリは、Tagit で付けたタグに基づいてファイルを見つけることができません。上で紹介したプログラムのうち、Yojimbo と DEVONthink の 2 つには、Mac に保存されているドキュメントを iOS デバイスに同期できるモバイルアプリがあるので、将来的にはどちらかに移行する可能性もあります。しかし、3 人が
1 つのデータリポジトリを共有しようとすると、事態が複雑になるのではないかと心配しています。また、Code 42 Software が先日、CrashPlan Central バックアップ内のファイルへのリモートアクセス機能を提供する CrashPlan iOS アプリを発表しました。これは現時点では役に立ちませんが（CrashPlan Central ではなく友人のコンピュータにバックアップしているため）、将来のバージョンではバックアップデータへのアクセスが可能になるかもしれません。
一方、ScanSnapよりも優れているのは、情報がすべてオンラインで美しく提示されるため、ScanSnapを全く使わなくても済むことくらいだろう。もしかしたら、22世紀までにはテクノロジー業界以外の現実世界でも実現するかもしれない。